Editor’s Review: เคยสงสัยไหมว่า... ทำไมเวลาส่งเอกสารเบิกจ่ายถึงโดนตีกลับบ่อยๆ? หรือรู้สึกหงุดหงิดกับความเข้มงวดของสำนักงานคลัง? 

บทความนี้จะพาไป "ถอดรหัส" เสียงในหัวของคนทำงานหลังบ้าน ผ่านเวที Awakening Risk DNA โดย คุณสุรินทร์ วัชรสุรชัย ตัวแทนจากสำนักงานคลัง ที่จะมาเปิดเผยข้อมูลสุดเอ็กซ์คลูซีฟแบบเจาะลึก ตั้งแต่ปัญหาเอกสารตีกลับ ปัญหาคน Gen Z ลาออก ไปจนถึงวิกฤตมิจฉาชีพคอลเซ็นเตอร์

พร้อมเรียนรู้มุมมองจากคณะกรรมการ ที่ยกย่องให้เคสนี้เป็น "ตัวอย่างชั้นยอด" ของการทำความเสี่ยงในหน่วยงานสนับสนุน (Back Office) ที่เชื่อมโยงสู่ยุทธศาสตร์องค์กรได้อย่างไร้รอยต่อ

--------------------------------------------------------------------------------

1. เสียงในหัวคนทำคลัง: สถิติเอกสารตีกลับ และช่องว่างระหว่างวัย (Generation Gap)

สำนักงานคลังมีภารกิจหลักในการเป็นศูนย์กลางด้านการเงินและบัญชีที่มีประสิทธิภาพสูง เพื่อความมั่นคงของมหาวิทยาลัย... แต่เบื้องหลังการทำงานนั้น ต้องรับมือกับปริมาณธุรกรรมมหาศาลถึง 62,000 รายการต่อปี (45,000 ชุดเบิกต่อปี)

ปัญหาที่ซ่อนอยู่คือ "เอกสารหลักฐานการเบิกจ่ายไม่สมบูรณ์" ซึ่งเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้ต้องตีคืนเอกสารสูงถึง 9% ในปี 2567 และ 11% ในปี 2568 ส่งผลให้มหาวิทยาลัยมีต้นทุนแฝงในการดำเนินงานเพิ่มขึ้นถึง 500,000 - 650,000 บาทต่อปี

นอกจากนี้ คลังยังเผชิญกับความท้าทายด้านบุคลากร จากพนักงาน 42 อัตรา พบว่าพนักงานกลุ่ม Gen Z (ซึ่งมี 10 ท่าน) มีอัตราการลาออกสูงถึง 55% ในช่วงปี 2564-2568 โดย 4 ใน 11 คน มีอายุงานไม่เกิน 1 ปี สะท้อนให้เห็นถึงความท้าทายในการสื่อสารระหว่างวัยและการปรับตัวให้ทันเทคโนโลยี

--------------------------------------------------------------------------------

2. เจาะลึก 2 ความเสี่ยงระดับท็อป: "งบไม่ถูกรับรอง" และ "ข้อมูลรั่วไหล"

จากปัญหาหน้างาน สำนักงานคลังได้ยกระดับและจัดลำดับความเสี่ยง จนตกผลึกเป็น 2 ความเสี่ยงสำคัญที่มีผลกระทบระดับองค์กร ได้แก่:

• ความเสี่ยงที่ 1: งบการเงินไม่ได้รับการรับรองจากผู้ตรวจสอบภายนอก

• สาเหตุ: ข้อมูลทรัพย์สินในระบบบัญชีไม่ตรงกับทะเบียนคุมและการตรวจนับ รวมถึงบุคลากรยังขาดความเชี่ยวชาญในระบบบัญชีใหม่
• วิธีแก้ (Mitigation Plan): พัฒนาความเชี่ยวชาญบุคลากร, ประเมินความสอดคล้องของข้อมูลตามมาตรฐานบัญชีภาครัฐ และตั้งคณะกรรมการติดตามอย่างต่อเนื่อง โดยตั้งเป้าหมายว่า "งบการเงินต้องได้รับการรับรอง 100%"

• ความเสี่ยงที่ 2: ข้อมูลความลับส่วนบุคคลทางการเงินถูกโจรกรรม (External Risk)

• สถานการณ์จริง: มีมิจฉาชีพโทรศัพท์ไปหลอกลวงผู้เกษียณอายุโดยอ้างตัวเป็นเจ้าหน้าที่ (ซึ่งคณะกรรมการเสริมว่า แม้แต่อธิการบดีและผู้บริหารหลายท่านก็เคยได้รับสายมิจฉาชีพเช่นกัน!)
• วิธีแก้: สำนักงานคลังไม่ได้แก้ปัญหาเพียงลำพัง แต่จับมือกับ สำนักคอมพิวเตอร์ (CC) ในการยับยั้งเหตุทันที และเร่งสร้างความตระหนักรู้ให้บุคลากร พร้อมย้ำชัดเจนว่า 

"คลังไม่มีนโยบายโทรขอข้อมูลส่วนบุคคลในการทำธุรกรรมใด ๆ"

--------------------------------------------------------------------------------

3. เสียงสะท้อนจากคณะกรรมการ: นี่คือตัวอย่างที่ดีของหน่วยงานสนับสนุน

ในเวทีแลกเปลี่ยน คณะกรรมการได้ให้คำชื่นชมและข้อเสนอแนะที่น่าสนใจอย่างมาก:

• ลบภาพจำของ Back Office: ปกติหน่วยงานสนับสนุนมักจะนำเอาเรื่องควบคุมภายใน (Internal Control) มาเขียนเป็นความเสี่ยง ทำให้เชื่อมโยงกับยุทธศาสตร์มหาวิทยาลัยได้ยาก แต่สำนักงานคลังสามารถร้อยเรียงเป้าหมายตั้งแต่ ยุทธศาสตร์ที่ 1-3 ของสำนักงานคลัง ลงมาเป็นความเสี่ยงที่เห็นภาพชัดเจน และทำงานแบบ "เชิงรุก" ไม่ใช่เชิงรับ
• ทริคเชื่อมยุทธศาสตร์ด้วย "Service Quality": กรรมการให้ทริคเพิ่มเติมสำหรับหน่วยงานสนับสนุนว่า หากนำเรื่อง "คุณภาพการให้บริการ (Service Quality)" มาเป็นตัวยึดโยง จะยิ่งช่วยให้เชื่อมกับเป้าหมายองค์กรได้ง่ายและชัดเจนขึ้นไปอีก
• การแก้ปัญหาแบบ Holistic: กรรมการชื่นชมที่คลังไม่ได้มองว่าตัวเองต้องแก้ปัญหาคนเดียว แต่มีการเชื่อมโยงให้ สำนักคอมพิวเตอร์ และสำนักงานจัดหาและจัดการสินทรัพย์ เข้ามาช่วยซัพพอร์ต ซึ่งเป็นการมองผลประโยชน์ขององค์กรในภาพใหญ่ (Holistic)
• เข้าใจหัวอกคนตรวจเอกสาร: กรรมการท่านหนึ่งกล่าวขอบคุณที่คลังมาสะท้อนข้อมูลชุดนี้ เพราะทำให้หน่วยงานอื่นๆ เข้าใจแล้วว่า "ทำไมถึงต้องทำเอกสารให้ถูกต้อง" การสื่อสารนี้ช่วยทลายกำแพงความไม่เข้าใจระหว่างหน่วยงานได้เป็นอย่างดี

--------------------------------------------------------------------------------

บทสรุป: พัฒนาองค์กร ต้องเริ่มที่ "ใจ"

บทเรียนที่ได้จากการนำเสนอของสำนักงานคลัง ไม่เพียงแต่ทำให้เราเห็นความสำคัญของการรักษาเสถียรภาพทางการเงินในฐานะเส้นเลือดใหญ่ของมหาวิทยาลัย แต่ยังทำให้เห็นถึงความทุ่มเทในการปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง

ดังบทกลอนสุดคมคายที่คุณสุรินทร์ได้ฝากไว้ในช่วงท้าย ซึ่งสะท้อนถึงการปลูกฝัง Risk DNA ได้เป็นอย่างดี:

"ถ้าไม่ได้พัฒนาที่จิตใจ จะพัฒนาด้านใดก็ไร้ผล... พัฒนาจึงต้องเริ่มที่ใจคน จึงได้ผลพัฒนาที่ถาวร"

ขอเสียงปรบมือดัง ๆ ให้กับทีมสำนักงานคลัง ที่ช่วยดูแลความเสี่ยงและผลประโยชน์ของพวกเราชาว มจธ. อย่างเต็มที่ครับ

--------------------------------------------------------------------------------

รับชมวิดีโอ การนำเสนอแผนบริหารความเสี่ยง | สำนักงานคลัง

ผู้นำเสนอ: คุณสุรินทร์ วัชรสุรชัย