ในระบบการปฏิบัติงานปัจจุบัน ภาระงานด้านเอกสารถือเป็นหนึ่งในอุปสรรคสำคัญรวมถึง กระบวนการเบิกจ่ายค่าจ้างรายเดือน ซึ่งประสบปัญหาการมีชุดเอกสารจำนวนมาก เจ้าหน้าที่ต้องใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการจัดเตรียม การบันทึกรายการในระบบบัญชีการเงินรูปแบบเดิมที่เป็นแบบ "1 คน ต่อ 1 ชุดเบิก" เป็นกระบวนการที่ค่อนข้างกินเวลา จากข้อมูลด้านปัญหาพบว่า มีชุดเบิกจ่ายค่าจ้างรายเดือนจำนวนมากถึง 4,500 ชุดต่อปี หรือเฉลี่ยมากกว่า 300 ชุดต่อเดือน จำนวนเอกสารที่มากส่งผลให้เกิดภาระงาน ค่าใช้จ่าย และการใช้ทรัพยากรกระดาษซึ่งมีผลต่อสิ่งแวดล้อม (การเกิดคาร์บอน) คุณกนกพร คำเนตร บอกเล่าว่า กลุ่มการเงินและบัญชี ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของคณะทำงาน 6+1 Flagships ต้องการแก้ไขปัญหาจำนวนเอกสารการเบิกจ่ายค่าจ้างรายเดือนที่มากเกินไป จึงเกิดโครงการลดจำนวนชุดเบิกจ่ายค่าจ้างรายเดือนลง 50% ขึ้น

แนวทางการดำเนินงานและการแก้ไขปัญหา

ความร่วมมือ: มีการทำงานร่วมกันระหว่างหน่วยงานและสำนักงานคลัง เพื่อปรับปรุงกระบวนการ

การรวมชุดเอกสาร: จากเดิมที่เคยเป็นการเบิกจ่าย "หนึ่งคนต่อหนึ่งชุด" ได้มีการปรับเปลี่ยนเป็น "10 คนต่อหนึ่งชุด" โดยใช้รหัสบัญชีของแผนงานเป็นหลักในการรวมชุดเอกสาร

การสร้างข้อตกลง: ได้มีการประชุมร่วมกันและจัดทำเวิร์กช็อป (ประมาณ 4-5 ครั้ง) เพื่อหาแนวทางที่เป็นไปได้และสร้างความเข้าใจร่วมกัน ทำให้ผู้เกี่ยวข้องเห็นพ้องต้องกันและสามารถนำไปทดลองปฏิบัติได้จริง

การทดลองปฏิบัติ: มีการทดลองนำแนวคิดไปใช้จริงและนำผลมาหารือเพื่อปรับปรุงเพิ่มเติม โดยเฉพาะในโครงการวิจัยที่มีผู้ช่วยวิจัยหลายคน ซึ่งเดิมทำให้เกิดเอกสารจำนวนมาก

ผลลัพธ์ที่ได้รับ ส่วนสำคัญเลย ก็คือ ลดงานของผู้บริหารในการเซ็นเอกสารลง และลดปริมาณกระดาษ ระยะเวลา และต้นทุน

แผนงานในอนาคต จะต่อยอดด้วยการนำข้อมูลค่าจ้างเข้าสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์ และจัดทำเป็นฐานข้อมูลกลางแบบไร้กระดาษ (paperless)

แนวทางการบูรณาการเพื่อประสิทธิภาพและสิ่งแวดล้อม เพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าว โครงการนี้จึงมุ่งเน้นการปรับปรุงกระบวนการทำงานภายใต้นโยบายสำคัญของมหาวิทยาลัย ได้แก่ Productivity Improvement มุ่งลดงานเอกสาร ลดขั้นตอน และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยไม่ต้องเพิ่มงบประมาณหรือกำลังคน Zero Carbon ส่งเสริมการลดใช้กระดาษและทรัพยากร เพื่อลดต้นทุนการดำเนินงาน เช่น ค่าหมึกพิมพ์และค่าถ่ายเอกสาร Sustainability (SO6) การบูรณาการการทำงานร่วมกันระหว่างหน่วยงานผู้เบิกและสำนักงานคลัง เพื่อร่วมกันออกแบบขั้นตอนการเบิกจ่ายและรูปแบบการบันทึกบัญชีใหม่

สำหรับกลไกการดำเนินงานด้วย PDCA และ Daily Management โครงการได้นำแนวคิด Daily Management (DM) และวงจร PDCA (Plan-Do-Check-Act) มาใช้ในการขับเคลื่อนอย่างเป็นระบบ

1. Plan (วางแผน): วิเคราะห์ปัญหาความซ้ำซ้อนของเอกสารและทรัพยากรที่เสียไป

2. Do (ปฏิบัติ): ทดลองลดจำนวนชุดเอกสารและนำเทคโนโลยีมาปรับใช้ เช่น การใช้ Template ในการนำเข้าข้อมูล (Import) ซึ่งช่วยให้สามารถรวมการเบิกจ่ายหลายคนไว้ในชุดเอกสารเดียวได้

3. Check (ตรวจสอบ): ประเมินผลจากระยะเวลาที่ลดลง ต้นทุนที่ประหยัดได้ และความพึงพอใจของเจ้าหน้าที่

4. Act (ปรับปรุง): กำหนดมาตรฐานการทำงานใหม่ให้สอดคล้องกับระบบที่พัฒนาขึ้น

ผลจากการดำเนินงานไม่เพียงแต่จะช่วยลดจำนวนชุดเอกสารลงได้ถึง 50% แต่ยังถือเป็นการสร้างความเข้าใจที่ตรงกันระหว่างหน่วยงาน ลดปัญหาการส่งเอกสารจำนวนมาก และสอดคล้องกับแนวทางการสร้างความยั่งยืนในองค์กรผ่านการวิเคราะห์กระบวนการทำงานอย่างเป็นระบบ

ผู้ให้ข้อมูล : กนกพร คำเนตร และ จิตตากานต์ ผานาค 6+1 Flagships Track 2 กลุ่มการเงินและบัญชี

ดาวน์โหลดข้อมูลเพิ่มเติม

Series : Show&Share2026

เรียบเรียงโดย : นางสาวอารยา ศรีบัวบาน