เปลี่ยนงานเอกสารที่ “ตามยาก” สู่ระบบที่โปร่งใส ตรวจสอบได้ และพัฒนาได้จริง

โครงการปรับปรุงกระบวนการทำงานการติดตามงานด้านเอกสาร

ในกระบวนการทำงานด้านเอกสารที่ผ่านมา หนึ่งในปัญหาสำคัญคือ ไม่สามารถติดตามความคืบหน้าของงานได้ บุคลากรต้องโทรศัพท์ ไลน์ หรือเดินมาสอบถามสถานะเอกสาร ทำให้เกิดความล่าช้า และไม่สะดวก ขาดความชัดเจน และยากต่อการตรวจสอบย้อนกลับ ทั้งยังเพิ่มภาระให้บุคลากรต้องคอยสอบถามหรือรวบรวมข้อมูลซ้ำ ๆ ในแต่ละวัน จากปัญหานี้ จึงเกิดแนวคิดในการพัฒนา ระบบติดตามงานด้านเอกสาร โดยเลือกใช้ Google Sheet เป็นเครื่องมือหลักในเบื้องต้น เนื่องจากใช้งานง่าย สะดวก และไม่มีค่าใช้จ่าย และต่อยอดพัฒนาเป็นแดชบอร์ดเพื่อให้ใช้งานง่ายขึ้น ช่วยให้ทุกคนสามารถบันทึก ติดตาม และตรวจสอบสถานะงานได้จากแหล่งข้อมูลเดียว เพิ่มความทันสมัย โปร่งใส และลดช่องว่างของการสื่อสารภายในทีม

วิธีการทำงานของระบบ:

1. การบันทึกเอกสาร (สำหรับเจ้าหน้าที่): เมื่อได้รับเอกสารจากบุคลากร เจ้าหน้าที่จะบันทึกข้อมูลสำคัญลงใน Google Sheet ซึ่งมีข้อมูลที่บันทึก ได้แก่ วันที่รับเอกสาร, ชื่อผู้ใช้ (เจ้าของเอกสาร), เลขรันเอกสาร, ประเภทเอกสาร (แบ่งเป็น 6-7 กลุ่ม), รายละเอียดเอกสาร, โครงการที่เกี่ยวข้อง (ถ้ามี), เลขที่เอกสาร, และผู้รับผิดชอบงาน
2. การติดตามใน 4 ขั้นตอน ได้แก่

ขั้นตอนที่ 1: ตรวจสอบข้อมูล มีการบันทึกชื่อผู้ตรวจสอบ วันที่ตรวจสอบ สถานะ (ระหว่างดำเนินการ, ผ่าน, ส่งคืนแก้ไข) และหมายเหตุ (ในกรณีส่งคืน)

ขั้นตอนที่ 2: เสนอ บันทึกชื่อผู้เสนอ วันที่เสนอ และหมายเหตุ (ถ้ามี) เพื่อเสนอให้ผู้อำนวยการพิจารณาเข้าแฟ้ม

ขั้นตอนที่ 3: อนุมัติ บันทึกชื่อผู้รับคืนเอกสารจากผู้อำนวยการ วันที่รับคืน สถานะการอนุมัติ (อนุมัติ, ไม่อนุมัติ, ส่งคืนแก้ไข) และหมายเหตุ

ขั้นตอนที่ 4: ส่งคืน/ส่งต่อ ระบุการส่งคืนเจ้าของเอกสารหรือส่งต่อไปยังหน่วยงานอื่น บันทึกชื่อผู้ส่งและวันที่ส่ง

เมื่อดำเนินการครบ 4 ขั้นตอน ระบบจะบันทึกวันที่เสร็จสิ้นโดยอัตโนมัติ และคำนวณระยะเวลาตั้งแต่รับเอกสารจนถึงเสร็จสิ้น หากเกิน 9 วัน (SLA ที่ตั้งไว้) ระบบจะแสดงเป็นสีแดง และต้องระบุเหตุผลความล่าช้า (มีกลุ่มเหตุผลให้เลือก)

การแสดงผลสำหรับผู้ใช้งาน (แดชบอร์ด)

เจ้าหน้าที่สามารถแชร์ลิงก์หรือ QR Code ของหน้าแดชบอร์ดให้บุคลากร ซึ่งบุคลากรสามารถเข้าถึงหน้าแดชบอร์ดเพื่อค้นหาเอกสารของตนเอง โดยสามารถกรองข้อมูลตามช่วงวันที่ ชื่อผู้ใช้ สถานะ (เสร็จสิ้น/ไม่เสร็จสิ้น) หรือขั้นตอนต่างๆ และแดชบอร์ดจะแสดงสถานะของเอกสารว่าเสร็จสิ้นแล้วหรือไม่ อยู่ในขั้นตอนใด และใช้เวลาดำเนินการกี่วัน เพื่อให้บุคลากรทราบความคืบหน้าและวางแผนงานต่อได้

ประโยชน์และข้อค้นพบ:

• ความโปร่งใส: ผู้ใช้สามารถติดตามสถานะเอกสารของตนเองได้ง่ายขึ้น ไม่ต้องสอบถามเจ้าหน้าที่โดยตรง
• ประสิทธิภาพ: กระบวนการทำงานเอกสารเป็นระบบมากขึ้น ลดความติดขัดและข้อผิดพลาด
• การวิเคราะห์ข้อมูล: ข้อมูลเกี่ยวกับระยะเวลาดำเนินการและเหตุผลความล่าช้าช่วยให้ระบุปัญหาคอขวดในกระบวนการ เพื่อนำไปปรับปรุงและพัฒนาในอนาคต เช่น การปรับ SLA ให้เหมาะสมกับประเภทเอกสารที่แตกต่างกัน

แผนการพัฒนาในอนาคต

ต้องการพัฒนาด้านความปลอดภัยของข้อมูล กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล โดยเฉพาะเอกสารที่เป็นความลับ (เช่น เอกสาร HR) และเพิ่มฟีเจอร์ใหม่โดยจะพัฒนาคุณสมบัติเพิ่มเติมเพื่อตอบโจทย์ผู้ใช้งานและเพิ่มความสะดวกมากยิ่งขึ้น

ผลงานนี้สะท้อนให้เห็นว่า แม้เป็นเครื่องมือที่เข้าถึงง่าย แต่หากนำมาใช้ด้วยแนวคิดที่ถูกต้อง ก็สามารถยกระดับการทำงานประจำวันให้เป็นระบบและตรวจสอบได้

ผู้ให้ข้อมูล : สถาบันการเรียนรู้ มจธ.

ดาวน์โหลดข้อมูลเพิ่มเติม

Series : Show&Share2026

สัมภาษณ์โดย : นางสาวสิริปรียา กันตะปีติ

เรียบเรียงโดย : นางสาวอารยา ศรีบัวบาน