เปลี่ยนการ “รอคำตอบ” ให้กลายเป็น

การ “ตรวจสอบได้เอง” แบบโปร่งใสและทันเวลา

หนึ่งในเรื่องที่ทำให้ผู้รับเงินรู้สึกไม่สบายใจที่สุด ไม่ใช่การจ่ายเงินช้าหรือเร็วเพียงอย่างเดียว แต่คือการ “ไม่รู้สถานะ” ว่าตอนนี้เงินอยู่ขั้นตอนไหนแล้ว ต้องรออีกกี่วัน และควรติดต่อใครเมื่อเกิดปัญหา

จากเสียงสะท้อนของผู้ใช้บริการ (Voice of Customer: VOC) มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี (มจธ.) พบความต้องการสำคัญในการมีระบบติดตามการจ่ายเงินที่ โปร่งใส ตรวจสอบได้ และเข้าถึงได้ด้วยตนเอง เพื่อให้ผู้รับเงินไม่ต้องคอยโทรถามหรือรอคำตอบจากหลายช่องทาง เพราะในความเป็นจริง มจธ. มีรายการโอนเงินประมาณ 62,000 รายการ และรายการเบิกจ่ายกว่า 45,000 ชุดต่อปี ทำให้การติดตามสถานะด้วยวิธีเดิมเป็นเรื่องยากทั้งสำหรับผู้รับเงินและเจ้าหน้าที่สำนักงานคลัง

ปัญหาเดิม: ข้อมูลกระจัดกระจาย ติดตามยาก และเสี่ยงสื่อสารคลาดเคลื่อน

ก่อนมีระบบนี้ ผู้รับเงินจำนวนมากมักต้องใช้วิธีโทรศัพท์หรือสอบถามผ่านเจ้าหน้าที่ ซึ่งไม่เพียงทำให้เสียเวลา แต่ยังสร้างภาระงานซ้ำ ๆ ให้กับเจ้าหน้าที่ โดยเฉพาะช่วงที่มีการเบิกจ่ายจำนวนมาก

ปัญหาที่ตามมาคือ

• ผู้รับเงินติดตามสถานะได้ยาก เพราะไม่รู้ว่าตอนนี้เอกสารอยู่ขั้นตอนใด 
• เจ้าหน้าที่ต้องใช้เวลามากในการค้นหาข้อมูลและตอบคำถามซ้ำ 
• มีโอกาสเกิดข้อมูลคลาดเคลื่อนจากการสื่อสารหลายช่องทาง 
• ผู้รับเงินเกิดความกังวลและความไม่พึงพอใจ เพราะรู้สึกว่า “ไม่มีความชัดเจน” 

KMUTT Payment Tracking: นวัตกรรมที่ออกแบบจากปัญหาจริง

เพื่อแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบ สำนักงานคลังจึงพัฒนา KMUTT Payment Tracking ซึ่งเป็นระบบออนไลน์สำหรับตรวจสอบสถานะการจ่ายเงินของมหาวิทยาลัย โดยเปิดใช้งานอย่างเป็นทางการตั้งแต่ 1 กรกฎาคม 2568 ที่ผ่านมา

แนวคิดหลักของการพัฒนาระบบนี้อยู่บนกรอบ “3i” ได้แก่

• Innovate เปลี่ยนจากการติดตามแบบManual ไปสู่การดูข้อมูลผ่านระบบออนไลน์ 
• Integrate รวมข้อมูลให้เป็นฐานข้อมูลกลาง ทำให้ทุกฝ่ายอ้างอิงข้อมูลชุดเดียวกัน 
• Impact เพิ่มความโปร่งใส ตรวจสอบได้ และยกระดับบริการการเงินให้สอดคล้องกับองค์กรดิจิทัล 

ระบบถูกออกแบบให้รองรับผู้ใช้หลากหลายกลุ่ม ไม่ว่าจะเป็นบุคลากรมหาวิทยาลัย บุคคลภายนอก บริษัท ห้างร้าน หรือหน่วยงานภายนอกที่รับเงินจาก มจธ.

เข้าใช้งานได้ง่าย พร้อมแดชบอร์ดที่เห็นภาพรวมทันที

KMUTT Payment Tracking ทำให้ผู้รับเงินสามารถตรวจสอบสถานะได้ “ทุกที่ทุกเวลา” ผ่านระบบออนไลน์ โดยมีวิธีเข้าถึงที่เหมาะกับผู้ใช้แต่ละกลุ่ม เช่น

• บุคลากรภายในเข้าผ่านอินทราเน็ตของมหาวิทยาลัย
• บุคคลภายนอกใช้เลขประจำตัวผู้เสียภาษีและรับ OTP ทางอีเมลที่ลงทะเบียนไว้กับสำนักงานคลัง เพื่อความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคล

เมื่อเข้าระบบแล้ว ผู้ใช้จะเห็นแดชบอร์ดที่แสดงภาพรวมสถานะการจ่ายเงินชัดเจน แบ่งเป็น 4 สถานะ ได้แก่

1. รายการเบิกคงค้างที่หน่วยงาน
2. รายการเบิกที่รับเข้าสำนักงานคลังแล้ว
3. รายการที่อยู่ระหว่างดำเนินการ
4. รายการที่จ่ายเงินแล้ว

นอกจากนี้ระบบยังแสดงข้อมูลที่ช่วยเพิ่มความมั่นใจในการบริการ เช่น

• ผลการทำงานตามข้อตกลงระดับการให้บริการ(SLA)ด้านการเบิกจ่าย ซึ่งกำหนดเป้าหมายการเบิกจ่ายภายใน 9 วันทำการ คิดเป็น 85% 
• สถิติรายการรับเข้าและเบิกจ่ายรายเดือน 
• สัดส่วนสถานะการจ่ายเงินในภาพรวม 

ผู้รับเงินค้นหารายการของตัวเองได้ทันที ไม่ต้องถามใคร

ผู้รับเงินสามารถค้นหาข้อมูลได้เองแบบเฉพาะเจาะจง โดยสืบค้นจากคำค้นหาต่าง ๆ เช่น ชื่อเจ้าหนี้ เลขที่รับคลัง เลขที่ใบแจ้งหนี้ และรายการที่สนใจ เมื่อค้นหาแล้วระบบจะแสดงรายละเอียดสถานะอย่างเป็นขั้นตอน รวมถึงวันที่โอนเงิน จำนวนวันดำเนินการ และข้อมูลประกอบที่ช่วยให้ผู้รับเงินเข้าใจว่าเรื่องของตนอยู่จุดใด

ผลลัพธ์ที่เห็นชัด: ลดคำถามซ้ำ เพิ่มความมั่นใจ และทำให้ผู้บริหารติดตามได้ทุกวัน

หลังจากใช้งาน ระบบช่วยลดจำนวนการสอบถามสถานะจากผู้รับเงินได้อย่างมีนัยสำคัญ และทำให้ผู้ใช้รู้สึกมั่นใจมากขึ้น เพราะไม่ต้องเดาหรือรอคำตอบ   อีกด้านหนึ่งระบบยังช่วยให้ผู้บริหารสามารถตรวจสอบสถานะการดำเนินงานได้ทุกวันผ่านแดชบอร์ด ทำให้เห็นคอขวดในกระบวนการทำงาน สามารถวางแผนจัดสรรทรัพยากร รวมถึงปรับกระบวนการให้จ่ายเงินได้รวดเร็วขึ้นอย่างเป็นรูปธรรม ทั้งยังสามารถการนำข้อมูลจากระบบมาใช้ติดตามงานประจำวัน (Check) และปรับปรุงการทำงานอย่างต่อเนื่อง (Act) ซึ่งทำให้เกิดมาตรฐานการให้บริการทางการเงินและการทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น 

ก้าวต่อไป: เชื่อมโยงระบบให้ครบวงจรยิ่งขึ้น 

ในอนาคต ระบบนี้ยังมีศักยภาพในการต่อยอดโดยเชื่อมข้อมูลกับหน่วยงานต้นทางเพื่อให้ติดตามสถานะได้ครบตั้งแต่ต้นน้ำถึงปลายน้ำ และมีการกำหนด SLA ร่วมกันได้ชัดเจนยิ่งขึ้น 

ผู้ให้ข้อมูล : สำนักงานคลัง มจธ.

ดาวน์โหลดเพื่อดูเพิ่มเติม

Series : Show&Share2026

ผู้เรียบเรียง : นางสาวอารยา ศรีบัวบาน