เปลี่ยนงานตรวจครุภัณฑ์จาก “เอกสารหนา ๆ”

สู่การสแกนบาร์โค้ดที่เร็วขึ้น 90% และตรวจสอบได้แบบเรียลไทม์

การตรวจสอบครุภัณฑ์เป็นงานสำคัญที่ทุกหน่วยงานในมหาวิทยาลัยต้องทำอย่างสม่ำเสมอ เพราะเกี่ยวข้องทั้งกับการบริหารทรัพย์สิน ความถูกต้องของข้อมูล และความโปร่งใสในการรายงาน แต่ในทางปฏิบัติ งานตรวจครุภัณฑ์มักเป็นภารกิจที่ใช้เวลาเยอะ ซ้ำซ้อน และมีโอกาสผิดพลาดสูง โดยเฉพาะในหน่วยงานที่มีครุภัณฑ์จำนวนมากและกระจายอยู่หลายพื้นที่

ภาควิชาวิศวกรรมสิ่งแวดล้อม มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี (มจธ.) จึงพัฒนาระบบตรวจสอบครุภัณฑ์ในรูปแบบดิจิทัลขึ้นมา เพื่อทดแทนกระบวนการเดิมที่อาศัยเอกสารกระดาษ ซึ่งมีข้อจำกัดทั้งด้านเวลา ความแม่นยำ และการจัดเก็บข้อมูล

ระบบนี้ถูกพัฒนาด้วย AppSheet แพลตฟอร์มประเภท No-Code ที่สามารถสร้างแอปพลิเคชันได้โดยไม่จำเป็นต้องมีทักษะเขียนโปรแกรม และเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลอย่าง Google Sheets ได้ทันที จึงเป็นจุดเริ่มต้นของการ “พลิกโฉมงานพัสดุในระดับหน่วยงาน” ให้ทำงานได้เร็วขึ้นและเป็นระบบมากขึ้น

ใครคือผู้ใช้งานหลักของระบบนี้

ระบบตรวจสอบครุภัณฑ์อัจฉริยะถูกออกแบบมาเพื่อรองรับผู้ใช้งานที่เกี่ยวข้องกับการดูแลทรัพย์สินโดยตรง เช่น

• เจ้าหน้าที่พัสดุหรือผู้รับผิดชอบครุภัณฑ์ประจำหน่วยงาน
• บุคลากรที่ได้รับมอบหมายให้ร่วมตรวจสอบครุภัณฑ์ประจำปี
• อาจารย์ นักวิจัย หรือผู้ดูแลห้องปฏิบัติการ ที่ต้องติดตามสถานะครุภัณฑ์ในพื้นที่ของตน

หัวใจสำคัญคือทำให้ “คนที่ต้องตรวจจริง” ใช้งานได้ง่าย ไม่ซับซ้อน และช่วยลดภาระที่เคยต้องทำซ้ำทุกปี

ปัญหาเดิม: ตรวจครุภัณฑ์ด้วยกระดาษทั้งช้า ทั้งผิดง่าย

ก่อนมีระบบดิจิทัล ภาควิชาต้องตรวจครุภัณฑ์เกือบหนึ่งพันรายการต่อปี ด้วยวิธีพิมพ์เอกสารกระดาษจำนวนมาก แล้วเดินตรวจทีละจุด ซึ่งมีปัญหาหลายด้าน เช่น

• ใช้เวลานาน เพราะต้องเปิดเอกสาร ไล่หาหมายเลขทีละรายการ
• เกิดความสับสนและผิดพลาดได้ง่าย เช่น บันทึกผิดช่อง หรือเอกสารไม่เรียงหน้า
• เปลืองทรัพยากรจากการพิมพ์กระดาษจำนวนมาก
• ข้อมูลติดตามยาก เพราะไม่สามารถดูย้อนหลังหรือเช็คสถานะได้แบบเรียลไทม์

ในบางกรณี หากครุภัณฑ์ถูกตัดจำหน่ายไปแล้ว แต่ยังหลุดเข้ามาในรายการตรวจ ก็ยิ่งทำให้เกิดความสับสนและเสียเวลาเพิ่มขึ้นโดยไม่จำเป็น

วิธีแก้: สแกนบาร์โค้ดแทนการไล่หา ลดเวลาได้ถึง 90%

ระบบใหม่เปลี่ยน “การตรวจด้วยการเปิดเอกสาร” ให้เป็นการตรวจด้วย การสแกนบาร์โค้ด ผ่านมือถือหรือแท็บเล็ต เมื่อสแกนแล้ว ระบบจะแสดงข้อมูลสำคัญของครุภัณฑ์ขึ้นมาทันที เช่น

• หมายเลขครุภัณฑ์
• สถานที่ตั้ง
• ผู้ครอบครอง
• รายละเอียด รุ่น และซีเรียลนัมเบอร์
• รูปภาพครุภัณฑ์ (ช่วยให้ตรวจได้แม่นยำขึ้น)
• สถานะการตรวจสอบ (เช่น ตรวจแล้วหรือยัง)

ผลที่เห็นชัดคือ เวลาในการตรวจสอบลดลงอย่างมาก จากเดิมที่ต้องใช้เวลาค้นหาประมาณ 3 นาทีต่อรายการ เหลือเพียงการสแกนและยืนยันข้อมูล ทำให้ลดเวลาการตรวจสอบได้ถึง ร้อยละ 90 และยังช่วยลดข้อผิดพลาดจากการจดบันทึกด้วยมือได้อย่างมีนัยสำคัญ

ฟังก์ชันสำคัญที่ทำให้ระบบใช้งานได้จริง

นอกจากการตรวจสอบแบบรวดเร็ว ระบบยังถูกออกแบบให้ตอบโจทย์การบริหารครุภัณฑ์อย่างครบวงจร เช่น

1) ค้นหาได้หลายรูปแบบ

ผู้ใช้งานสามารถค้นหาครุภัณฑ์ตามเลขครุภัณฑ์ สถานที่ ผู้ครอบครอง หรือประเภทครุภัณฑ์ เช่น เครื่องปรับอากาศ โต๊ะคอมพิวเตอร์ เป็นต้น

2) ดูประวัติการซ่อมบำรุงย้อนหลังได้

ระบบสามารถบันทึกประวัติการซ่อมว่าครุภัณฑ์เคยซ่อมอะไรมาแล้ว กี่ครั้ง มีค่าใช้จ่ายเท่าไร เพื่อช่วยประกอบการตัดสินใจว่าจะควรซ่อมต่อหรือควรเปลี่ยนใหม่

3) รองรับการตัดจำหน่ายแบบแม่นยำขึ้น

ระบบสามารถคำนวณราคาตัดจำหน่ายให้อัตโนมัติ ลดความผิดพลาดจากการคำนวณมือหรือ Excel และช่วยป้องกันการตรวจซ้ำของครุภัณฑ์ที่ตัดจำหน่ายไปแล้ว

4) ข้อมูลเรียลไทม์ และสถานะชัดเจน

การแสดงสถานะด้วยสัญลักษณ์ เช่น “ช่องสีเขียวเมื่อตรวจแล้ว” ทำให้ทีมตรวจสอบเห็นภาพรวมได้ง่ายขึ้นว่าเหลือรายการใดที่ยังต้องตรวจ

จุดแข็งสำคัญ: No-Code ทำให้หน่วยงานพัฒนาเองได้

หนึ่งในข้อค้นพบที่มีความหมายมากคือ ระบบนี้พิสูจน์ให้เห็นว่า แพลตฟอร์ม No-Code สามารถรองรับงานที่ซับซ้อนในระดับหน่วยงานได้จริง โดยไม่ต้องรอทีมโปรแกรมหรือพึ่งผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทาง ทำให้เกิดการพัฒนาที่เร็ว ตรงความต้องการ และปรับแก้ได้ต่อเนื่องตามการใช้งานจริง

ข้อจำกัด และแนวทางต่อยอด

แม้ระบบจะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพขึ้นอย่างชัดเจน แต่ยังมีข้อจำกัดที่พบ เช่น

• บาร์โค้ดชำรุดอาจทำให้สแกนไม่ติดในบางครั้ง
• ประสิทธิภาพขึ้นอยู่กับความเร็วอินเทอร์เน็ต

ในอนาคตมีแนวคิดที่จะพัฒนาต่อ เช่น

• เพิ่มระบบแจ้งเตือน
• ขยายการใช้งานไปยังภาควิชาอื่นหรือหน่วยงานอื่นของมหาวิทยาลัย

ระบบตรวจสอบครุภัณฑ์อัจฉริยะด้วย AppSheet จึงไม่ใช่แค่การเปลี่ยนจากกระดาษเป็นดิจิทัล แต่เป็นการเปลี่ยน “วิธีคิด” ในการบริหารทรัพย์สินให้เป็นระบบ ตรวจสอบได้ และทำงานได้เร็วขึ้นจริง พร้อมเป็นต้นแบบการทำงานแบบดิจิทัลในระดับหน่วยงานที่สามารถต่อยอดและขยายผลได้ในอนาคตอย่างแท้จริง

ผู้ให้ข้อมูล : วิทวัส ผ่องอิ่ม

ดาวน์โหลดเพื่อดูเพิ่มเติม

Series : Show&Share2026

ผู้เรียบเรียง : นางสาวสิริปรียา กันตะปีติ