การจองที่มีรูปแบบเดียวกัน ลดการใช้กระดาษ ข้อมูลครบถ้วน

การบริหารจัดการห้องประชุมเป็นงานสนับสนุนการทำงานของทั้งองค์กรก็ว่าได้ ในการดำเนินงานที่ผ่านมา พบปัญหาสำคัญ ได้แก่ ผู้ดูแลห้องประชุมไม่สามารถเตรียมอุปกรณ์ได้ทันต่อความต้องการ การวางแผนงานประจำวันทำได้ยาก การจองห้องมีข้อจำกัดด้านเวลา และกระบวนการที่ใช้เอกสารกระดาษทำให้เสียเวลาและเกิดความซ้ำซ้อน โดยที่ผ่านมา หลังสถานการณ์โควิด-19 การจองนั้นเปลี่ยนมาใช้ Line หรือโทรศัพท์มากขึ้นด้วย ทำให้ข้อมูลไม่ครบถ้วน การสื่อสารซับซ้อน และใช้เวลานานในการสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม ปัญหาเหล่านี้กลายเป็นแรงผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงาน จนกลายเป็นระบบจองห้องประชุมอัตโนมัติของคณะพลังงาน สิ่งแวดล้อม และวัสดุ

ขั้นตอนการพัฒนาระบบ:

เริ่มต้น: สร้างระบบโดยใช้ Google Form ในการรับจอง และมีการตรวจสอบการจองด้วยตนเองทุกวัน

ขั้นที่ 2: พัฒนาให้เชื่อมต่อกับ Line โดยใช้ Line Official (เดิมใช้ Line Notify) เพื่อส่งข้อมูลการจองไปยังกลุ่ม Line ของเจ้าหน้าที่ ทำให้ข้อมูลที่กรอกใน Google Form ส่งเข้ากลุ่ม Line โดยอัตโนมัติ

ขั้นที่ 3: พัฒนาเพิ่มการเชื่อมต่อกับ Google Calendar เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบห้องว่างได้ด้วยตนเองโดยไม่ต้องโทรสอบถาม และจองได้เอง

ขั้นที่ 4 (การปรับปรุง): เพิ่มการใช้สีที่แตกต่างกันเพื่อแบ่งแยกห้องประชุมทั้ง 6 ห้องใน Google Calendar ให้ชัดเจนยิ่งขึ้น ทำให้ตรวจสอบง่ายขึ้น

กลไกการทำงานของระบบ: หลังจากผู้ใช้กรอกข้อมูลใน Google Form และกดส่ง ข้อมูลจะถูกส่งไป 2 ทาง

1. Line กลุ่มของช่างเทคนิค: เพื่อให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบและเตรียมความพร้อมของห้องก่อนถึงวันและเวลาที่จอง
2. Google Calendar: เพื่อแสดงสถานะการจองห้องให้ผู้ใช้งานคนอื่นสามารถตรวจสอบได้

ระบบการจองห้องประชุมช่วยยกระดับการจัดการงานประจำวันให้เป็นระบบมากขึ้น ลดปัญหาการจองซ้ำซ้อน มีขั้นตอนมาตรฐานที่ทุกคนปฏิบัติตามได้ และสนับสนุนการวางแผนงานของผู้ดูแลห้องประชุมย่อมสอดคล้องต่อแนวทางของ Daily Management

ผลที่ได้รับปรากฏว่า

ข้อมูลครบถ้วน : ได้รับข้อมูลการจองที่จำเป็น เช่น เวลาที่จอง สิ่งที่ต้องการในห้อง และระยะเวลาการประชุม โดยไม่ต้องสอบถามเพิ่มเติม

รองรับการประชุม Hybrid : ระบบสามารถรองรับการระบุข้อมูลสำหรับการประชุมแบบ Hybrid (On-site และ Online) ซึ่งช่วยในการจัดการอุปกรณ์ที่มีจำกัดของคณะได้ดีขึ้น

ลดการสื่อสารซ้ำซ้อน : ลดการโทรหรือแชทสอบถามข้อมูลกลับไปกลับมา

การพัฒนาระบบครั้งนี้ทำให้ได้เรียนรู้การประยุกต์ใช้แนวคิด PDCA เพื่อปรับปรุงระบบอย่างต่อเนื่อง จากการเก็บประวัติการใช้งานจริง นำปัญหาเร่งด่วนมาวิเคราะห์ และพัฒนาฟังก์ชันให้ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขปัญหาเบื้องต้นได้ด้วยตนเองโดยในอนาคตมีแผนว่า จะเพิ่มฟังก์ชันยกเลิกการจองด้วยตนเองเพราะปัจจุบันหากต้องการยกเลิก ผู้จองต้องทักแชทมาเพื่อให้เจ้าหน้าที่ดำเนินการถอนข้อมูลออก

ผลงานนี้แสดงให้เห็นว่า การปรับปรุงงานเล็ก ๆ ในงานประจำ สามารถสร้างความเปลี่ยนแปลงที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ลดภาระงาน และสร้างความคล่องตัวให้กับองค์กรได้อย่างแท้จริง

ผู้ให้ข้อมูล : ดนัยภัทร สมบัติภัทรา และ ธัญสิริ บุญมี

ดาวน์โหลดข้อมูลเพิ่มเติม

Series : Show&Share2026

สัมภาษณ์โดย : นางสาวสิริปรียา กันตะปีติ

เรียบเรียงโดย : นางสาวอารยา ศรีบัวบาน