เปลี่ยนงานวีซ่าที่ซับซ้อนให้เป็นระบบดิจิทัลที่ติดตามได้

"ลดความเสี่ยง Overstay และยกระดับประสบการณ์นักศึกษาต่างชาติ"

จำนวนนักศึกษาต่างชาติของมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี (มจธ.) เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง โดยมีอัตราการเติบโตเฉลี่ยร้อยละ 16.83 ต่อปี จนกลายเป็นหนึ่งในแรงขับเคลื่อนสำคัญของมหาวิทยาลัยสู่ความเป็นสากล แต่การเติบโตนี้ก็มาพร้อมความท้าทายที่ซ่อนอยู่ โดยเฉพาะ “งานเอกสารและคำร้องขอวีซ่า” ที่มีรายละเอียดเยอะ ขั้นตอนซับซ้อน และต้องทำแข่งกับเวลา

ในกระบวนการเดิม นักศึกษาต่างชาติต้องเตรียมเอกสารจำนวนมาก ประสานงานหลายฝ่าย และส่งเอกสารผ่านหลายช่องทาง ขณะที่เจ้าหน้าที่ต้องรับเรื่อง ตรวจเอกสาร ติดตามการอนุมัติ และตอบคำถามซ้ำ ๆ ทุกวัน ความล่าช้าไม่เพียงทำให้การทำงานติดขัด แต่ยังเพิ่มความเสี่ยงด้านกฎหมายอย่างจริงจัง เช่นกรณี พำนักเกินกำหนด (Overstay) ซึ่งอาจถูกปรับ 500 บาทต่อวัน หรือสูงสุดถึง 20,000 บาท และอาจกระทบต่อสถานะการอยู่ในประเทศไทยในระยะยาว

เพื่อช่วยในการติดตามงาน ลดการตกหล่นของคำร้อง สามารถตรวจสอบและติดตามคำร้องได้ตลอดเวลา เพิ่มความโปร่งใสในการทำงาน และสร้างความปลอดภัยของข้อมูล จึงพัฒนา iSVSS (International Student Visa Support System) เพื่อจัดการกระบวนการขอวีซ่าแบบครบวงจรด้วยแพลตฟอร์มดิจิทัล ตั้งแต่การยื่นคำร้อง การอนุมัติ ไปจนถึงการติดตามสถานะแบบเรียลไทม์

จาก “งานกระดาษและการตามเรื่อง” สู่ระบบที่นักศึกษาตรวจสอบเองได้

iSVSS ถูกออกแบบมาเพื่อแก้ pain point สำคัญของทั้งนักศึกษาและเจ้าหน้าที่ โดยเน้นการทำให้กระบวนการขอวีซ่าเป็นระบบเดียวที่ชัดเจน โปร่งใส และลดความเสี่ยงจากการตกหล่นของเอกสาร นักศึกษาสามารถเข้าสู่ระบบด้วยบัญชีของมหาวิทยาลัย จากนั้นยื่นคำร้องออนไลน์โดยการกรอกแบบฟอร์มและอัปโหลดเอกสารที่จำเป็นผ่านระบบได้ทันที ลดการเดินเอกสาร ลดการใช้กระดาษ และลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากการเขียนหรือกรอกข้อมูลผิด ระบบยังช่วยให้ขั้นตอนอนุมัติเป็นไปอย่างราบรื่นมากขึ้น เพราะคำร้องสามารถส่งต่อไปยังอาจารย์ที่ปรึกษาหรือเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องให้ตรวจสอบและอนุมัติออนไลน์ได้จากทุกที่ทุกเวลา เมื่ออนุมัติแล้ว นักศึกษาจะได้รับการแจ้งเตือนทันที ไม่ต้องคอยโทรหรือส่งข้อความตามเรื่องซ้ำ ๆ

จุดเด่นที่นักศึกษารู้สึกได้ชัดที่สุดคือ “การติดตามสถานะคำร้องได้ด้วยตัวเอง” เพราะ iSVSS แสดงสถานะของคำร้องอย่างเป็นขั้นตอน ทำให้ผู้ใช้งานเห็นความคืบหน้าได้ตลอด 24 ชั่วโมง และลดความกังวลจากการไม่รู้ว่าเอกสารอยู่ขั้นตอนไหน

แจ้งเตือนครบ ลดโอกาสพลาดวันหมดอายุ

อีกหนึ่งฟังก์ชันที่ช่วยลดความเสี่ยงได้จริง คือระบบ แจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อใกล้ถึงวันหมดอายุวีซ่า ซึ่งเป็นช่วงเวลาสำคัญที่นักศึกษามักมีภาระด้านการเรียนและโปรเจกต์จำนวนมาก การแจ้งเตือนนี้จึงช่วยให้การจัดการวีซ่าไม่หลุดจากแผน และลดโอกาสเกิดปัญหาแบบ “รู้ตัวอีกทีใกล้หมดเวลาแล้ว”

การสื่อสารของระบบยังรองรับทั้ง อีเมลและ Line Notification ทำให้นักศึกษาติดตามได้ง่ายและสะดวกกับพฤติกรรมการใช้งานจริง

ผลลัพธ์ที่ชัดเจนในช่วงเริ่มใช้งาน

iSVSS เริ่มใช้งานจริงตั้งแต่ช่วงเดือนกันยายน และสะท้อนผลลัพธ์เชิงประจักษ์ภายในเวลาไม่นาน โดยเฉพาะในช่วง 4 เดือนแรกของการใช้งาน ระบบช่วยเพิ่มขีดความสามารถของหน่วยงานที่ดูแลงานวีซ่าได้อย่างชัดเจน

• จำนวนเอกสารที่ออกได้สูงสุดต่อวันเพิ่มขึ้น 40% (จาก 65 ฉบับเป็น 91 ฉบับ)
• ผลิตผลเพิ่มขึ้น 98.9% (จาก 892 ฉบับเป็น 1,772 ฉบับ)
• ลดต้นทุนการจ้างพนักงานได้ 49.7% ต่อฉบับ เพราะสามารถรองรับงานได้มากขึ้นโดยไม่ต้องเพิ่มคน
• คะแนนความพึงพอใจของนักศึกษาเฉลี่ย 4.8/5 สะท้อนประสบการณ์ที่ดีขึ้น ทั้งความเร็ว ความสะดวก และความมั่นใจในกระบวนการ

นอกจากผลด้านประสิทธิภาพ ระบบยังช่วยลดการใช้กระดาษได้ประมาณ 7,088 แผ่นต่อปี เทียบเท่าการลดคาร์บอนได้ 74.49 กิโลกรัม หรือประมาณ ต้นไม้ 8 ต้น ถือเป็นผลลัพธ์ที่ตอบโจทย์ทั้งการทำงานแบบดิจิทัลและแนวทางความยั่งยืนของมหาวิทยาลัยไปพร้อมกัน

บทเรียนสำคัญ: ความโปร่งใสคือหัวใจของความเชื่อมั่น

หนึ่งในสิ่งที่ iSVSS ทำให้เห็นชัด คือการออกแบบระบบให้ตอบโจทย์จริงต้องเริ่มจาก “เข้าใจขั้นตอนเดิมแบบลึก” ไม่ใช่แค่เปลี่ยนกระดาษเป็นออนไลน์ แต่ต้องมองทั้งการไหลของงาน ความเสี่ยง จุดคอขวด และความรู้สึกของผู้ใช้งาน

เมื่อระบบทำให้นักศึกษาติดตามสถานะได้เอง กระบวนการก็โปร่งใสมากขึ้น ความเชื่อมั่นและความพึงพอใจก็เพิ่มขึ้นตามไปด้วย ขณะเดียวกัน เจ้าหน้าที่มีเวลาทำงานเชิงรุกมากขึ้น แทนที่จะใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการตอบคำถามเดิมซ้ำ ๆ

iSVSS จึงไม่ใช่แค่ระบบขอวีซ่าออนไลน์ แต่เป็นการยกระดับประสบการณ์นักศึกษาต่างชาติและการทำงานของมหาวิทยาลัยไปพร้อมกัน ด้วยกระบวนการที่โปร่งใส ตรวจสอบได้ ลดความเสี่ยง ลดต้นทุน และรองรับการเติบโตของความเป็นนานาชาติอย่างยั่งยืนในอนาคต

ผู้ให้ข้อมูล : นรีรัศม์ เอนกวรางกูร และ ธนัชชา บุญมา

ดาวน์โหลดเพื่อดูเพิ่มเติม

Series : Show&Share2026

ผู้เรียบเรียง : นางสาวอารยา ศรีบัวบาน