Innovation Tools for Productivity

เมื่อเครื่องมือดิจิทัลช่วยให้คนทำงานได้ดีขึ้น ไม่ใช่แค่ทำงานได้เร็วขึ้น

การทำงานของห้องสมุดในปัจจุบัน ไม่ได้จำกัดอยู่แค่การดูแลหนังสือหรือให้บริการยืม–คืนอีกต่อไป แต่เป็นการทำงานที่ต้องเชื่อมโยงทั้ง “งานหน้าบ้าน” และ “งานหลังบ้าน” เข้าด้วยกันอย่างใกล้ชิด ตั้งแต่การให้บริการผู้ใช้ การดูแลพื้นที่และกิจกรรมการเรียนรู้ ไปจนถึงการจัดการทรัพยากรสารสนเทศ ข้อมูล และองค์ความรู้ภายในองค์กร

สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี (มจธ.) ต้องรับมือกับความคาดหวังของผู้ใช้บริการที่ต้องการความสะดวก รวดเร็ว และข้อมูลที่ถูกต้อง ขณะเดียวกัน ทีมงานก็ต้องจัดการกับกระบวนการภายในที่ซับซ้อน หากไม่มีระบบที่ดี งานจำนวนมากจะกลายเป็นงานซ้ำซ้อน ใช้เวลา และยากต่อการติดตาม

ไม่ได้เริ่มจาก “เครื่องมือ” แต่เริ่มจาก “ปัญหา”

แนวทางสำคัญของสำนักหอสมุดคือ ไม่เลือกเทคโนโลยีก่อน แต่เริ่มจากการตั้งคำถามร่วมกันในทีมว่า

• ผู้ใช้บริการติดขัดตรงไหน
• กระบวนการทำงานภายในช้าหรือซับซ้อนเกินไปอย่างไร
• งานใดที่ควรถูกลดขั้นตอนหรือทำให้ง่ายขึ้น

กระบวนการพัฒนานวัตกรรมจึงเริ่มจาก 5 ขั้นตอนหลัก ได้แก่

1. กำหนดเป้าหมายการให้บริการร่วมกัน โดยยึดผู้ใช้เป็นศูนย์กลางและมี Service Mind
2. ระบุบริการหรือผลลัพธ์ที่ต้องการส่งมอบ
3. วิเคราะห์ Gap และ Pain Point จากข้อมูลและ Feedback ของผู้ใช้
4. ปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ตอบโจทย์มากขึ้น
5. เรียนรู้และเลือกใช้เครื่องมือดิจิทัลที่เหมาะสม

เมื่อโจทย์ชัด เครื่องมือจึงกลายเป็นตัวช่วย ไม่ใช่ภาระใหม่ของทีมงาน

เครื่องมือดิจิทัลกับการยกระดับงานหลังบ้าน

งานหลังบ้านเป็นส่วนที่ใช้เวลาและทรัพยากรมาก แต่กลับมองไม่เห็นจากภายนอก สำนักหอสมุดจึงนำเครื่องมือดิจิทัลและ AI เข้ามาช่วยลดภาระงานที่ไม่จำเป็น และเปิดโอกาสให้ทีมได้โฟกัสกับงานเชิงวิเคราะห์และพัฒนา

ตัวอย่างที่เห็นผลชัดเจนคือ

• Transkriptor AI ใช้ถอดความเสียงจากบทสัมภาษณ์หรือการประชุม แยกผู้พูด ระบุเวลา ช่วยลดเวลาการทำงานจากที่เคยใช้เป็นวัน เหลือเพียงไม่กี่ชั่วโมง
• NotebookLM ช่วยสรุปประเด็น จัดเรียงเนื้อหา แสดงความเชื่อมโยงของข้อมูล และสร้างแผนที่ความคิด เพื่อสื่อสารและแลกเปลี่ยนภายในทีมได้ง่ายขึ้น

ในด้านการติดตามงานและระบบอัตโนมัติ มีการใช้เครื่องมืออย่าง

• AppSheet / Microsoft Power Apps เพื่อสร้างระบบติดตามสถานะงาน แจ้งเตือนอัตโนมัติ และช่วยให้หัวหน้าทีมเห็นภาพรวมการทำงานได้ชัดเจน
• AppScript / Power Automate สำหรับตอบกลับผู้ใช้บริการอัตโนมัติ เช่น การลงทะเบียนกิจกรรมหรือการจองอุปกรณ์ ลดการใช้แรงงานคนในงานซ้ำๆ
• Microsoft Planner เพื่อแบ่งงาน กำหนดงานย่อย และติดตามความคืบหน้าของทีมอย่างเป็นระบบ

เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้การทำงานหลังบ้านมีโครงสร้าง ชัดเจน และโปร่งใสมากขึ้น

หน้าบ้านที่สื่อสารง่ายขึ้น และผู้ใช้มีส่วนร่วมมากขึ้น

นอกจากงานภายในแล้ว การสื่อสารกับผู้ใช้บริการก็เป็นอีกจุดสำคัญที่ต้องพัฒนาให้ทันสมัยและเป็นมิตร Traffy Fondue สำหรับหอสมุด ถูกนำมาใช้เป็นช่องทางแจ้งซ่อมและแจ้งปัญหา ผู้ใช้สามารถถ่ายรูป ระบุตำแหน่ง และติดตามสถานะการดำเนินงานได้ด้วยตนเอง ช่วยลดการโทรสอบถาม และทำให้การสื่อสารเป็นสองทางอย่างแท้จริง

ขณะเดียวกัน Padlet ถูกใช้เป็นเครื่องมือรวบรวม Feedback จากกิจกรรมต่าง ๆ แทนการใช้   Post-it แบบเดิม ข้อดีคือข้อมูลถูกจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัลทันที สามารถจัดกลุ่ม วิเคราะห์ และเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันแบบเรียลไทม์

บทเรียนสำคัญ: เครื่องมือดี ต้องมาพร้อมคนที่พร้อมเรียนรู้

จากการดำเนินงาน สิ่งที่สำนักหอสมุดเรียนรู้ชัดเจนคือ เทคโนโลยีเป็นเพียง “เครื่องมือ” แต่ความสำเร็จเกิดจาก “คน”

ปัจจัยสำคัญที่ทำให้นวัตกรรมเกิดผลจริง ได้แก่

• บุคลากรที่เปิดใจเรียนรู้และพร้อมปรับตัว
• การเริ่มต้นจาก Pain Point ของผู้ใช้ ไม่ใช่จากความชอบของเทคโนโลยี
• การทดลอง ปรับปรุง และพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
• การให้ความสำคัญกับ Feedback และการมีส่วนร่วมของผู้ใช้
• การผสานการทำงานระหว่างระบบและทีม (Integration)

เมื่อคนในทีมตัดสินใจร่วมกัน และเลือกใช้เครื่องมืออย่างยืดหยุ่น เทคโนโลยีจึงกลายเป็นพลังเสริม ไม่ใช่ภาระ

เครื่องมือเปลี่ยนงาน แต่คนเปลี่ยนองค์กร

Innovation Tools for Productivity ไม่ได้หมายถึงการใช้เครื่องมือให้มากที่สุด แต่คือการใช้ให้ “เหมาะสมที่สุด” กับบริบทของงานและผู้ใช้

เมื่อระบบหลังบ้านทำงานได้ดี หน้าบ้านก็ให้บริการได้ดีขึ้น และเมื่อคนในองค์กรทำงานร่วมกันอย่างเข้าใจ เครื่องมือดิจิทัลก็จะสร้างคุณค่าได้จริง นี่คือหัวใจของการพัฒนาห้องสมุดให้พร้อมกับการเรียนรู้ในยุคปัจจุบัน

ผู้ให้ข้อมูล : กรรณิการ์ แสงทอง

Series : Show&Share2026

ผู้เรียบเรียง : นางสาวสิริปรียา กันตะปีติ