เปลี่ยนงาน Open House จากกิจกรรมที่ “ข้อมูลกระจัดกระจาย”

สู่ระบบเดียวที่จัดการได้ครบ และวัดผลได้จริง

Open House เป็นหนึ่งในกิจกรรมที่ใหญ่ที่สุดของมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี (มจธ.) เพราะต้องอาศัยการมีส่วนร่วมจากหลายคณะและหลายหน่วยงานในเวลาเดียวกัน ทั้งการจัดตารางกิจกรรม การประสานงาน การสื่อสารข้อมูล ไปจนถึงการดูแลผู้เข้าร่วมจำนวนมาก โดยเฉพาะกลุ่มนักเรียนจากภายนอกและผู้ปกครองที่ต้องการข้อมูลครบถ้วนและตัดสินใจได้ภายในเวลาไม่กี่วัน

แต่ความท้าทายของการจัด Open House ในรูปแบบเดิมคือ “ข้อมูลไม่รวมศูนย์” แต่ละคณะอาจจัดในแบบของตัวเอง ทำให้ข้อมูลกระจัดกระจาย ซ้ำซ้อน และยากต่อการมองเห็นภาพรวมในระดับมหาวิทยาลัย ขณะเดียวกัน ผู้เข้าร่วมก็เจอปัญหาในการค้นหากิจกรรม ลงทะเบียน และติดตามการเข้าร่วม เพราะไม่มีระบบที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน

นี่จึงเป็นจุดเริ่มต้นของ Digital Open House Platform หรือระบบบริหารจัดการงาน Open House แบบรวมศูนย์ ที่ทำให้ทุกกระบวนการอยู่ในแพลตฟอร์มเดียว ตั้งแต่ต้นจนจบ

Open House แบบใหม่: ลงทะเบียน–จองกิจกรรม–สะสมคะแนน–ดูผลได้เอง

Digital Open House Platform ถูกพัฒนาในรูปแบบเว็บไซต์ openhouse.kmutt.ac.th เพื่อเป็น “ศูนย์กลาง” สำหรับทั้งผู้เข้าร่วมและเจ้าหน้าที่ โดยรองรับกระบวนการสำคัญของงาน Open House อย่างครบวงจร ได้แก่

• การลงทะเบียนเข้าร่วมงาน
• การจองกิจกรรม
• การสะสมคะแนนด้วยระบบ E-Stamp
• การสรุปผลแบบเรียลไทม์

จุดเด่นของระบบคือการใช้ QR Code แทนการประทับตราแบบเดิม ทำให้ลดปัญหาข้อมูลสูญหาย ลดความผิดพลาดจากการเก็บข้อมูลด้วยมือ และช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถตรวจสอบผลการเข้าร่วมของตนเองได้ด้วยตัวเองอย่างเป็นระบบ

ในมุมของเจ้าหน้าที่ ระบบช่วยลดภาระงานซ้ำซ้อน ทำให้ประสานงานข้ามหน่วยงานได้ง่ายขึ้น และที่สำคัญคือมหาวิทยาลัยสามารถเห็น “ภาพรวมเดียวกัน” ผ่านข้อมูลชุดเดียว ไม่ต้องรวบรวมรายงานจากหลายช่องทางเหมือนที่ผ่านมา

ทำไมแพลตฟอร์มนี้ถึงสำคัญ: เพราะ Open House ไม่ใช่แค่งานอีเวนต์ แต่คือข้อมูลเชิงกลยุทธ์

Digital Open House Platform ไม่ได้เป็นแค่ระบบจัดกิจกรรมให้สะดวกขึ้น แต่ทำให้ Open House กลายเป็นกิจกรรมที่ “วัดผลได้” และต่อยอดเชิงกลยุทธ์ได้จริง

ข้อมูลจากระบบสามารถบอกได้ว่า

• มีคนสมัครเข้าร่วมเท่าไหร่
• เข้าร่วมกิจกรรมจริงกี่คน
• กิจกรรมไหนได้รับความสนใจสูงสุด
• ผู้เข้าร่วมมีพฤติกรรมการใช้งานแบบไหน (เช่น ใช้มือถือเป็นหลัก)
• ช่องทางไหนที่ทำให้คนเข้ามา (เช่น Instagram, Facebook, TikTok)
• ปัจจัยอะไรที่ทำให้เด็กตัดสินใจเลือกมหาวิทยาลัย

ข้อมูลเหล่านี้มีค่ามากกว่าการสรุปงานหลังจบกิจกรรม เพราะสามารถใช้เป็น “เข็มทิศ” ให้มหาวิทยาลัยปรับการสื่อสารและออกแบบกิจกรรมในปีต่อไปให้ตรงใจมากขึ้น

ตัวอย่างผลลัพธ์จาก Open House KMUTT 2025

จากการจัดงานช่วงวันที่ 10–12 ตุลาคม 2568 ระบบเก็บข้อมูลเชิงสถิติได้ชัดเจน เช่น

• ผู้ลงทะเบียนทั้งหมด 6,938 คน
• ผู้ใช้งานเว็บไซต์รวมประมาณ 13,000 ราย (ผู้ใช้งานใหม่ราว 85%)
• กลุ่มผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่เป็น “นักเรียน” ตามด้วยผู้ปกครอง
• ช่องทางรับข่าวสารอันดับต้น ๆ คือ Instagram ตามด้วย Facebook และ TikTok
• ปัจจัยในการเลือกมหาวิทยาลัยอันดับต้น ๆ ได้แก่ ชื่อเสียงของมหาวิทยาลัย / คณะ-สาขาที่ต้องการ / ความเชี่ยวชาญของคณาจารย์

ข้อมูลแบบนี้ทำให้มหาวิทยาลัยไม่ได้เห็นแค่ “คนมาเยอะไหม” แต่เห็นถึง “เหตุผลในการตัดสินใจ” และสามารถนำไปปรับการสื่อสารให้แม่นขึ้น เช่น การประชาสัมพันธ์ความเชี่ยวชาญของคณาจารย์ หรือการโปรโมตกิจกรรมที่เป็นตัวจุดประกายให้เด็กอยากเรียนจริง ๆ

เบื้องหลังการทำงาน: วางระบบใหม่ในเวลาจำกัด แต่ทำให้เกิดผลจริง

การพัฒนา Digital Open House Platform เกิดจากการทำงานร่วมกันของสำนักงานคัดเลือกและสรรหานักศึกษา และคณะทำงาน Open House โดยเริ่มจากการประชุมวิเคราะห์ปัญหาและขั้นตอนเดิมในช่วงสิงหาคม–ตุลาคม ก่อนศึกษารูปแบบของมหาวิทยาลัยอื่นที่มักใช้ระบบ third party หรือ Google Forms แล้วนำมาปรับเป็นระบบที่เหมาะกับ KMUTT

หลังจากนั้นมีการออกแบบกระบวนการใหม่ พัฒนาแพลตฟอร์ม ทดสอบระบบ ปรับปรุง และสอนการใช้งานพร้อมจัดทำคู่มือ ก่อนนำไปใช้จริงในการเปิดลงทะเบียนวันที่ 6 ตุลาคม และใช้งานเต็มรูปแบบในงาน Open House

ก้าวต่อไป: ทำให้ข้อมูลเชื่อมไปถึง “สมัครจริง–เข้าเรียนจริง”

แนวทางพัฒนาต่อจากนี้ไม่ได้หยุดอยู่ที่การจัดงานให้ดีขึ้น แต่คือการทำให้ข้อมูล Open House เชื่อมต่อกับเส้นทางของผู้เรียนจริง เช่น

• ผู้เข้าร่วม Open House คนไหนสมัครเข้าศึกษาต่อจริง
• ใครคือกลุ่มที่ “เข้าเรียนจริง”
• กิจกรรมใดเป็นตัวกระตุ้นที่ทำให้ตัดสินใจเลือก KMUTT
• คำถามหรือข้อมูลแบบไหนช่วยลดความลังเล และเพิ่มโอกาสการสมัครได้จริง

นอกจากนี้ยังมีแผนต่อยอดสำคัญ เช่น

• เชื่อมระบบเข้ากับ One KMUTT
• พัฒนา Analytics ให้ลึกขึ้น
• ต่อไปสู่การออก Digital Certification หรือเกียรติบัตรดิจิทัลที่ตรวจสอบได้

Digital Open House Platform จึงเป็นมากกว่าระบบจัดงาน แต่เป็นเครื่องมือที่ทำให้มหาวิทยาลัย “จัดการได้ดีขึ้น วัดผลได้จริงขึ้น และวางแผนรับนักศึกษาได้แม่นยำขึ้น” พร้อมสะท้อนภาพลักษณ์ของ KMUTT ในฐานะมหาวิทยาลัยดิจิทัลที่ขับเคลื่อนด้วยนวัตกรรมอย่างยั่งยืน

ผู้ให้ข้อมูล : สุวะรักษ์ ศิริวรรณ์ และ ธัญชนก วิชญาวิโรจน์กิจ

ดาวน์โหลดเพื่อดูเพิ่มเติม

Series : Show&Share2026

ผู้เรียบเรียง : นางสาวอารยา ศรีบัวบานและนางสาวสิริปรียา กันตะปีติ