ลดความสับสนเรื่อง “วัสดุหรือครุภัณฑ์” ให้จบในไม่กี่วินาที

งานจัดซื้อจัดจ้างในมหาวิทยาลัยไม่ใช่แค่ “ซื้อของให้ทัน” แต่ต้องซื้อให้ถูกประเภทด้วย เพราะการจำแนกว่ารายการนั้นเป็น วัสดุ หรือ ครุภัณฑ์ ส่งผลต่อการตั้งงบประมาณ การบันทึกบัญชี และภาพรวมของงบการเงินโดยตรง หากจำแนกผิดตั้งแต่ต้น ไม่เพียงทำให้งานติดขัด แต่ยังอาจกระทบไปถึงการโอนงบประมาณที่ล่าช้า การจัดซื้อไม่ผ่านขั้นตอน และเอกสารต้องแก้ซ้ำหลายรอบ

ปัญหานี้เกิดขึ้นบ่อยในมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี (มจธ.) เพราะพัสดุที่ใช้จริงในหน่วยงานมีความหลากหลายมาก และหลายรายการ “ไม่ตรงกับตัวอย่างมาตรฐาน” ที่อ้างอิงจากสำนักงบประมาณ ซึ่งมักมีข้อมูลจำกัดหรือไม่ครอบคลุมการใช้งานจริง ทำให้เจ้าหน้าที่จัดซื้อจัดจ้างและผู้ตั้งงบประมาณต้องใช้ประสบการณ์ส่วนตัวในการตัดสินใจ และเสี่ยงต่อความคลาดเคลื่อนอยู่เสมอ

จากคู่มือ PDF สู่ฐานข้อมูลกลางที่ค้นหาได้จริง

เดิมที การอ้างอิงการจำแนกประเภทรายจ่ายมักอยู่ในรูปแบบ คู่มือ PDF ซึ่งไม่สะดวกต่อการค้นหา โดยเฉพาะเมื่อผู้ใช้ต้องรีบทำเอกสาร หรือเจอรายการใหม่ที่ไม่แน่ใจ ต้องเปิดหาไปทีละหน้าและยังไม่มั่นใจว่า “เจอคำตอบที่ถูกต้องที่สุดหรือยัง”

เคยมีแนวคิดใช้ Google Sheets เป็นฐานข้อมูล แต่เมื่อข้อมูลเริ่มเยอะขึ้น ก็เจอข้อจำกัดทั้งเรื่องความเสถียร การจัดการข้อมูลขนาดใหญ่ และการเพิ่มรายละเอียดประกอบ เช่น รูปภาพหรือข้อมูลเชิงลึก ทำให้ระบบอาจล่มหรือใช้งานไม่ลื่นเท่าที่ควร

ด้วยเหตุนี้ สำนักงานจัดหาฯ จึงพัฒนา เครื่องมือสืบค้นรายการวัสดุ–ครุภัณฑ์ตามหมวดประเภทรายจ่ายของมหาวิทยาลัย (KMUTT Procurement Search Tool) ขึ้นมา เพื่อเป็น “ฐานข้อมูลกลาง” ที่ทุกหน่วยงานใช้ร่วมกันได้ และช่วยให้การจำแนกประเภทเป็นมาตรฐานเดียวกัน

ใช้งานง่าย เห็นคำตอบชัด พร้อมรหัสรายจ่ายที่ถูกต้อง

เครื่องมือนี้ออกแบบให้เข้าถึงได้ง่ายที่สุด ผู้ใช้งานเพียง สแกน QR Code ก็สามารถเข้าใช้งานผ่านมือถือได้ทันที โดยไม่ต้องติดตั้งแอปเพิ่มเติม หน้าจอเรียบสะอาด ใช้งานเหมือนการค้นหาทั่วไป แค่พิมพ์คำที่ต้องการ ระบบจะแสดงรายการที่เกี่ยวข้องให้เลือก

เมื่อคลิกเข้าไปดูรายละเอียด จะเห็นข้อมูลสำคัญครบถ้วน เช่น

• ชื่อรายการ
• หมวดหมู่
• และจุดที่สำคัญที่สุดคือ “รหัสหมวดรายจ่ายที่ถูกต้อง (FD0)”
• รวมถึงหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้งานกรอกเอกสารได้ถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรก ลดการแก้ไขซ้ำ และลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดในขั้นตอนต่อไป

ฐานข้อมูลแบบ “มีชีวิต” ที่ทุกคนช่วยกันทำให้สมบูรณ์

อีกจุดแข็งของระบบนี้คือไม่ได้เป็นฐานข้อมูลที่ “สร้างครั้งเดียวแล้วจบ” แต่เป็นฐานข้อมูลที่สามารถเติบโตไปพร้อมกับการใช้งานจริง

หากผู้ใช้ค้นหาแล้วไม่เจอรายการที่ต้องการ หรือพบข้อมูลที่ยังไม่ชัดเจน สามารถส่งคำขอผ่าน Google Form เพื่อ

• ขอเพิ่มรายการใหม่
• ขอให้ทบทวน/แก้ไขข้อมูลเดิม
• หรือแจ้งปัญหาการใช้งาน

ขณะเดียวกัน รายการที่อ้างอิงจากสำนักงบประมาณจะมีเครื่องหมายกำกับ (เช่น เครื่องหมายดอกจัน) เพื่อให้รู้ว่าเป็นรายการมาตรฐานที่ไม่สามารถแก้ไขได้ พร้อมมีลิงก์อ้างอิงกลับไปยังเอกสารต้นทาง เพิ่มความน่าเชื่อถือและทำให้ตรวจสอบได้

ระบบยังมีการอัปเดตแบบเรียลไทม์โดยแอดมิน เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเกณฑ์หรือข้อมูลใหม่ ทำให้ผู้ใช้งานมั่นใจได้ว่า “ข้อมูลที่เห็นคือข้อมูลล่าสุด”

ประโยชน์ที่ได้: ลดผิดพลาด ลดงานซ้ำ และทำให้ระบบงบประมาณเดินเร็วขึ้น

เมื่อมีเครื่องมือสืบค้นที่เป็นมาตรฐาน ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นชัดเจนคือ

• ลดเวลาในการทำเอกสาร ไม่ต้องค้นจากหลายแหล่งหรือถามกันไปมา
• ลดความผิดพลาดในการจำแนกประเภทรายจ่าย ซึ่งช่วยลดปัญหาลูกโซ่ในงานจัดซื้อจัดจ้าง
• ลดความล่าช้าในการโอนงบประมาณ เพราะตั้งรหัสถูกตั้งแต่แรก
• เพิ่มความมั่นใจของผู้ปฏิบัติงาน ว่าข้อมูลถูกต้องตามเกณฑ์ปัจจุบัน
• ทำให้บุคลากรมีเวลาไปโฟกัสกับงานที่สำคัญกว่า ไม่ต้องเสียเวลาแก้เอกสารซ้ำ

ที่สำคัญ ระบบนี้ยังสามารถต่อยอดไปสู่การเชื่อมโยงกับระบบของมหาวิทยาลัย เช่น e-budgeting และ D365 ได้ในอนาคต โดยจำเป็นต้องเสริมข้อมูลกำกับ (Metadata) เช่น ประเภทวัสดุ/ครุภัณฑ์ และรายละเอียดอื่น ๆ เพื่อทำให้ข้อมูลไหลต่อกันได้ครบวงจร

ก้าวต่อไป: ระบบฉลาดขึ้นด้วย AI

ในแผนพัฒนาระยะถัดไป มีแนวคิดที่จะนำ AI เข้ามาช่วยให้ระบบแม่นยำและใช้งานง่ายยิ่งขึ้น เช่น ในอนาคตอาจสามารถ “ถ่ายรูปของที่จะซื้อ” แล้วระบบช่วยบอกได้ทันทีว่าเป็นวัสดุหรือครุภัณฑ์ พร้อมแนะนำหมวดรายจ่ายที่ถูกต้อง

ปัจจุบันฐานข้อมูลมีรายการแล้วกว่า 1,255 รายการ และยังเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง โดยเปิดให้บุคลากรที่เกี่ยวข้องใช้งานได้ทันที และบุคคลทั่วไปก็สามารถเข้าถึงได้เช่นกัน

ผู้ให้ข้อมูล :  ธีรยุทธ จันทวงศ์

ดาวน์โหลดเพื่อดูเพิ่มเติม

Series : Show&Share2026

ผู้เรียบเรียง : นางสาวสิริปรียา กันตะปีติ