Delegation – การมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ

“If you want to do a few small things right, do them yourself. If you want to do great things and make a big impact, learn to delegate.”

“ถ้าคุณอยากทำสิ่งเล็ก ๆ ให้ดี ให้ทำเอง แต่ถ้าอยากทำสิ่งยิ่งใหญ่และสร้างผลกระทบในวงกว้าง     จงเรียนรู้ที่จะมอบหมายงาน”

— John C. Maxwell

           จอห์น ซี. แมกซ์เวลล์ หนึ่งในนักเขียนชื่อดังแห่งยุค และกูรูด้านภาวะผู้นำระดับโลก ได้โพสต์ประโยคดังกล่าวข้างต้นลงสู่แพลตฟอร์ม Linkedin ของตนเอง ซึ่งชี้ให้เห็นถึงความแตกต่างระหว่าง “การทำงาน” กับ “ภาวะผู้นำ” โดยยกตัวอย่างว่าการทำเองทุกอย่างนั้น แต่ละคนอาจทำได้ดี แต่จะถูกจำกัดทั้งเวลาและพลังงาน งานที่ทำได้จึงมีขอบเขตที่จำกัด เป็นงานขนาดเล็กหรือระดับปฏิบัติการที่ไม่สามารถขยายผลได้มากนัก

           ขณะเดียวกัน ข้อความดังกล่าวยังชี้ว่า การทำสิ่งที่ยิ่งใหญ่ต้องใช้ “ทีม” ผู้นำที่มีวิสัยทัศน์จะรู้ว่า ความสำเร็จระดับองค์กรหรือการเปลี่ยนแปลงที่ยังยืนไม่สามารถเกิดจากคนคนเดียวได้ หากแต่ต้องอาศัย “การทำงานร่วมกัน” ผ่านการสร้างทีม การมอบอำนาจ และการมอบหมายงาน อย่างมีเป้าหมาย

           เมื่อพูดถึงปัจจุบัน เวลามีใครที่กล่าวเกี่ยวกับการ มอบหมายงาน เราต่างก็มักนึกถึงภาพของการสั่งงานกับคนๆ หนึ่ง แล้วให้กรอบเวลาในการทำงานนั้นให้เสร็จ แต่ว่าถ้าการมอบหมายงาน ไม่ใช่แค่การสั่งงานแล้ว จะเป็นอะไรได้อีก ถ้าการมอบหมายงานสามารถช่วยพัฒนาทักษะความสามารถของทีมงานด้วย สร้างแรงจูงใจภายในตัวบุคคลได้ด้วย และยังช่วยส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรแห่งความไว้วางใจ เหล่านี้ล้วนเป็นประโยชน์กับทุกภาคส่วน

           ด้วยเหตุนี้ การมอบหมายงาน (Delegation) จึงนับเป็นทักษะของผู้นำที่ต้องการบริหารทีมให้มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการ หัวหน้างาน หรือแม้แต่นักธุรกิจที่กำลังขยายทีมงาน การมอบหมายงาน หาใช่แค่การ “สั่งงาน” หรือ “สลัดภาระ” ให้คนอื่นมาทำแทน หากแต่เป็นการเพิ่มศักยภาพของทีมงานอย่างมี     กลยุทธ์

ว่าด้วยการมอบหมายงาน?

         การมอบหมายงาน สามารถทำความเข้าใจได้ว่า เป็นกระบวนการมอบหมายภารกิจ ความรับผิดชอบ และอำนาจที่จำเป็นนการทำงานต่างๆ ให้สำเร็จแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา โดยส่วนมากจะเป็นการที่ผู้จัดการหรือหัวหน้าทีม มอบหมายให้กับสมาชิกในทีม จุดมุ่งหมายของการมอบหมายงานคือ เพื่อให้ผู้จัดการมีเวลาทำอย่างอื่นๆ เพิ่มมากขึ้น

           แต่หากพูดถึงการมอบหมายงานให้มีประสิทธิภาพ สิ่งนี้ล้วนเป็นมากกว่าการแค่สั่งงานหรือมอบอะไรสักอย่างให้ใครคนใดคนหนึ่งไปทำ แต่เป็นเครื่องมือเชิงกลยุทธ์ของผู้นำยุคใหม่ ในการสร้างวัฒนธรรมองค์กรแห่งความไว้วางใจ การมีพื้นที่ปลอดภัยในการลองผิดลองถูก และเพิ่มศักยภาพของทีมงานหรือสมาชิกในทีมให้ได้มากที่สุด ดังนั้นแล้ว การมอบหมายงานถือเป็นหนึ่งในลักษณะที่สำคัญของคนจะก้าวขึ้นมาเป็นผู้นำ ที่ต้องการบริหารทีมให้มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการ หัวหน้างาน หรือแม้แต่นักธุรกิจที่กำลังขยายทีมงาน

           ดังที่ได้กล่าวไปตอนต้นแล้วว่า การมอบหมายงานไม่ใช่แค่การ “สลัดภาระ” ให้คนอื่นทำแทน แต่คือกระบวนการสร้างความไว้วางใจ ถ่ายทอดความรับผิดชอบ และเพิ่มศักยภาพของทีมให้ดีขึ้น

ขั้นตอนสู่การมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ

           ในขั้นตอนที่จะนำมายกตัวอย่างต่อไปนี้ ได้หยิบมาจากงานเขียนชิ้นหนึ่งที่ถูกเผยแพร่บนเว็บไซต์ Harvard Business School Online โดย Lauran Landry มาให้ได้อ่านกันครับ ซึ่งมีทั้งหมด 9 ข้อด้วยกัน

           1. รู้ว่าควรมอบหมายงานอะไร : คือการเลี่ยงงานที่จำเป็นต้องทำเอง แต่บางงานก็ต้องจัดการด้วยตนเอง (เช่น การประเมิน/การสัมภาษณ์) ส่วนอะไรที่ไม่จำเป็นควรมีดุลพินิจในการพิจารณา และมอบหมายงานที่คนอื่นมีความถนัดหรือสมกว่า หรืองานที่มีมูลค่าไม่สูงแต่หากมาลงแรงเยอะก็จะทำให้เสียเวลจนเกินควร

           2. ใช้ประโยชน์จากจุดแข็งและเป้าหมายของพนักงาน : ทุกคนล้วนมีเป้าหมายที่พสกเขามุ่งมั่น และภายในเป้าหมายเหล่านั้นก็มีโอกาสในการมอบหมายงาน งานใดมีแนวโน้มว่าจะมีใครบางคนในทีมที่มีลักษณะเฉพาะที่จำเป็นเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ ใช้ประโยชน์จากสิ่งนั้นและเล่นตามจุดแข็งของพนักงาน เมื่อใครบางคนที่ได้รับโอกาสมากขึ้น พวกเขาก็จะมีแรงจูงใจและมีส่วนร่วมมากขึ้น

           3. กำหนดผลลัพธ์ที่ต้องการ : คุณจำเป็นต้องมีความชัดเจนในวัตถุประสงค์อย่างแท้จริง และก่อนที่ใครจะเริ่มทำอะไรในโครงการใดก็ตาม พวกเขาควรรู้ว่าต้องทำอะไรให้เสร็จเมื่อไหร่ รวมถึงตัวชี้วัดที่จะใช้ในการวัดความสำเร็จของพวกเขา

           4. จัดหาทรัพยากรและวางอำนาจให้เหมาะสม : หากคนที่ต้องมอบหมายงานไปให้ ต้องการการฝึกอบรม หรือทรัพยากร หรืออำนาจเฉพาะเพื่อดำเนินโครงการที่ได้รับมอบหมายให้สำเร็จ บทบาทของคุณในฐานะผู้จัดการ คือการจัดหาสิ่งเหล่านั้นตามความต้องการของพนักงาน การมอบหมายงานที่เป็นไปไม่ได้ให้กับใครบางคน อาจส่งผลให้พนักงานหงุดหงิด และไม่สามารถบรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการได้

           5. สร้างช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจน : จำเป็นอย่างยิ่ง ที่จะต้องมีวิธีบางอย่างระหว่างทาง เพื่อดูว่าสิ่งต่างๆ ดำเนินไปอย่างไร มันไม่ใช่การโยนงานทิ้งไว้แล้วลืมไปเลย นั่นคือ เราต้องมีวิธีบางอย่างในการติดตามความคืบหน้าโดยที่ไม่ต้องเข้าไปเกี่ยวข้องมาก

           6. เผื่อที่ว่างสำหรับความผิดพลาด : เห็นควรด้วยในการเผื่อที่ว่าสำหรับความล้มเหลว ไม่ใช่เพราะพนักงานของคุณอาจล้มเหลว แต่เป็นเพราะสิ่งนี้จะช่วยให้สามารถทดลองและเสริมพลังให้กับผู้ที่คุณกำลังมอบหมายงานให้ เพื่อนำวิธีใหม่ๆ มาปรับใช้

           7. มีความอดทน : ในฐานะผู้จัดการ บางคนอาจมีประสบการณ์หลายปี ด้วยเหตุนี้ งานที่อาจทำให้เสร็จได้ใน 30 นาที อาจใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงสำหรับคนที่เพิ่งเข้ามาทำ บ้างอาจถูกลวงให้ละเว้นจากการมอบงานบางอย่าง โดยรู้ว่าคุณสามารถทำได้เร็วกว่า แต่ให้อดทนกับทีม และควรลองนึกย่อนกลับไปในครั้งแรกที่แต่ละคนเข้ามาทำ ประสิทธิภาพการทำงานย่อมไม่เท่าปัจจุบันอย่างแน่นอน ฉันใดฉันนั้น

           8. ให้ (และขอ) ติชม : นอกจากติดตามความคืบหน้า ควรให้คำติชมแก่พนักงานของคุณหลังจากที่มอบหมายงานแล้ว หากงานไม่สำเร็จตามที่มอบหมาย อย่ากลัวที่จะเสนอคำวิจารณ์เชิงสร้างสรรค์ พนักงานอาจนำคำติชมนี้ไปพัฒนาตนเองมากขึ้นในอนาคต

           9. ให้เครดิตตามความเหมาะสม : หลังจากงานที่มอบหมายสำเร็จลุล่วง การตะหนักว่าความสำเร็จมาจากทีมของคุณ ไม่เพียงแต่ถูกต้องเท่านั้น แต่ยังมีประโยชน์เพิ่มเติมในการทำให้คนรอบข้างมีส่วนร่วมมากขึ้น การไม่เรียกร้องความสำเร็จสำหรับตัวคุณเอง จะนำไปสู่ชัยชนะในอนาคตมากยิ่งขึ้น

           หากผู้อ่านสนใจเรื่องพวกนี้มากขึ้น เราขอแนะนำหนังสือ The 7 habits of highly effective people : restoring the character ethic เขียนโดย Stephen R. Covey สามารถเข้ามาดูได้ที่ สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี [สืบค้นได้ที่ลิงก์นี้]

           จากที่กล่าวมาทั้งหมดตั้งแต่ต้น การมอบหมายงาน ไม่ใช่แค่การส่งต่อหน้าที่ แต่คือการวางแผน สื่อสาร และสร้างความเชื่อมั่นเพื่อให้ทีมสามารถทำงานได้ด้วยตนเองอย่างมีประสิทธิภาพ ยิ่งผู้นำมอบหมายงานได้ดีเท่าใด องค์กรก็จะเติบโตเร็วเท่านั้น เพราะงานสำคัญถูกจัดการได้พร้อมกันหลายทาง

           และสมาชิกทุกคน ก็เติบโตได้พร้อมๆ กัน

Reference

1 : John C. Maxwell. (n.d.). "If you want to do a few small things right, do them yourself. If you want to do great things and make a big impact, learn to delegate."― john c. maxwell. Linkedin. "If you want to do a few small things right, do them yourself. | John C. Maxwell

2 : สุขพิชัย คณะช่าง. (2 เมษายน 2024). การมอบหมายงาน(Delegation) แตกต่างจากการ “มอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ” (Effective delegation) อย่างไร?. Brightside. การ "มอบหมายงาน" อย่างมีประสิทธิภาพควรทำอย่างไร? - Brightside People

3 : Lauren Landry. (14 January 2020). How to Delegate Effectively: 9 Tips for Managers. Harvard Business School Online. How to Delegate Effectively: 9 Tips for Managers