เปลี่ยนฝันให้เป็นจริง ด้วยทักษะ Planning Skill

“An hour of planning can save you 10 hours of doing.”

“หนึ่งชั่วโมงที่ใช้วางแผน ช่วยให้ประหยัดเวลาลงแรงไปได้อีกสิบชั่วโมง”

– Dale Carnegie

           “การวางแผน” (Planning) มีรากศัพท์มาจากคำภาละตินว่า “แพล-นัม” (Planum) อันหมายความถึงพื้นที่ราบหรือพิมพ์เขียว ส่วนคำภาษาอังกฤษจะใช้คำว่า “Planning” ซึ่งมีความหมายทางภาษาว่า กระบวนการวิเคราะห์และตัดสินใจ ของผู้บริหารที่จะกำหนดวิธีการไว้ล่วงหน้าอย่างเป็นระบบเพื่อใช้เป็นแนวทางปฏิบัติให้บรรลุผลตามเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้อย่างมีประวิทธิภาพ โดยนำเอาข้อมูลข่าวสาร (Information) ที่เกิดขึ้นในอดีตหรือการพยากรณ์คาดการณ์ในอนาคตมาเป็นตัวกำหนดแนวทาง ดังนั้นแนวคิดของการวางแผนจึงมีลักษณะเป็น “ศาสตร์” ที่ต้องใช้อมูลเชิงประจักษ์ (Empirical Information) ที่มีความแม่นยำและเชื่อถือได้ และต้องประกอบไปด้วยองค์ประกอบที่ชัดเจน รวมถึงมีความต่อเนื่องกันตามลำดับ ทั้งนี้เพื่อให้ผู้ใช้แผน มีความรู้และความเข้าใจที่จะสามารถนำแผนไปปฏิบัติให้บรรลุผลสำเร็จได้

           สิ่งดังกล่าว เมื่อพูดถึงเรื่องการวางแผน เป็นสิ่งหนึ่งที่รับรู้กันเป็นวงกว้างว่าเป็นงานหลักและสำคัญในการบริหารของหน่วยงานในทุกระดับ เนื่องจากเป็นตัวกำหนดทิศทาง เป้าหมาย วิธีดำเนินการ ที่จะทำให้หน่วยงานดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการภายในเวลาที่กำหนด การดำเนินงานจะประสบผลสำเร็จมากหรือน้อยเพียงใด ล้วนขึ้นอยู่กับการวางแผนทั้งสิ้น หากวางแผนได้ดี ก็เท่ากับว่าการดำเนินงานสำเร็จไปแล้วกว่าครึ่ง (หากดำเนินงานได้ตามแผนและไม่มีข้อผิดพลาด)

           ด้านบริบทของการทำงานทักษะการวางแผนช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยช่วยจัดลำดับความสำคัญของงานต่างๆ ป้องกันความล่าช้า และลดความสูญเสียที่ไม่จำเป็น การวางแผนที่ดีทำให้เรามองเห็นภาพรวมของโครงการได้ และสามารถประเมินทรัพยากรที่ต้องการ รวมถึงกำหนดกรอบเวลาในการดำเนินงานได้อย่างเหมาะสม

           นอกจากนี้ ทักษะการวางแผนยังมีส่วนช่วยพัฒนาทักษะการตัดสินใจควบคู่กันไปด้วย เพราะในการวางแผนต้องอาศัยกระบวนการคิดอย่างมหาศาลในการวิเคราะห์ข้อมูลและคาดการณ์ผลลัพธ์ในอนาคต การมีแผนที่ดีเปรียบเสมือนดั่งเข็มทิศที่นำไปสู่ความสำเร็จ ถ้าจะกล่าวเช่นนั้นก็ไม่เกินไปกว่าความเป็นจริง ทั้งความสำเร็จที่เป็นส่วนตัว หรือในแวดวงของการประกอบอาชีพ ด้วยเหตุนี้ การฝึกฝนและพัฒนาทักษะการวางแผนจึงเป็นพื้นฐานสำคัญสำหรับการบรรลุเป้าหมายในทุกด้านของชีวิต

จะพัฒนาทักษะการวางแผนของตัวเองได้อย่างไร

         เกี่ยวเนื่องกับเรื่องนี้ทางเว็บไซต์ของสำนักพัฒนาและถ่ายทอดเทคโนโลยีการสหกรณ์ ได้แชร์ 5 เทคนิคที่น่าสนใจในการวางแผนงานอย่างมีประสิทธิภาพและใช้ได้จริง ซึ่งผู้เขียนขอหยิบมานำเสนอดังต่อไปนี้ครับ

           1 : กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน : การรู้ว่าตนเองต้องการจะทำอะไรให้สำเร็จ จะช่วยให้แต่ละคนและผู้ที่มีความเกี่ยวข้องกับงาน ไม่เดินหลงทิศทางในระหว่างการทำงาน ช่วยให้ทำตามเป้าหมายอย่างสำเร็จลุล่วง เช่น โปรเจกต์ที่รับผิดชอบจะต้องดำเนินการให้เสร็จภายใน 1 เดือน ท่านอาจจะมีการวางแผนงานว่าใน 1 สัปดาห์ แต่ละคนต้องทำอะไรบ้างเพื่อให้สำเร็จทันตามที่กำหนด จึงเป็นเหตุให้ว่า การกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน รู้ในสิ่งที่ต้องทำจึงเป็นสิ่งที่สำคัญอันดับต้นๆ ของการวางแผนงานเลย

           2 : จัดลำดับความสำคัญของการทำงานในแต่ละขั้นตอน : ข้อสำคัญอีกหนึ่งเทคนิคการวางแผนงานคือ จัดลำดับความสำคัญการทำงานในแต่ละขั้นตอน แน่นอนว่าใน 1 ขั้นตอนการทำงานของเราย่อมมีหลายสิ่งหลายอย่างที่ต้องทำ เพื่อให้สำเร็จไปทีละอย่าง ดังนั้นเราจึงมีเทคนิคการวางแผนงานโดยการให้ความสำคัญกับงานที่เร่งด่วนก่อน แล้วจึงค่อยมาโฟกัสกับงานอื่นๆ ต่อไป นอกจากนี้เราไม่ควรทำอะไรหลายอย่างไปพร้อมกัน ควรทำงานให้จบไปในแต่ละขั้นตอนจะเป็นการดีกว่า

           3 : กำหนดระยะเวลาในแต่ละขั้นตอนเพื่อดูความก้าวหน้า : ในการวางแผนจำเป็นต้องมีการระบุระยะเวลากำกับ ทั้งขั้นตอนการทำงาน และระยะเวลาโดยรวมของทั้งแผนการทำงาน เพื่อติดตามความก้าวหน้าสู่การบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ หากเป็นการวางแผนงานรับผิดชอบโปรเจกต์ อาจตั้งเวลาโดยรวมไว้ที่ 6 เดือน ในแต่ละเดือนต้องทำอะไรสำเร็จบ้าง หรืออาจเป็นการวางแผนงานสำหรับตนเอง อาจจะตั้งไว้ในระยะสั้นๆ ที่ 1 เดือน ว่าในแต่ละสัปดาห์ทำอะไรสำเร็จไปแล้วบ้าง เป็นต้น

           4 : การมีทัศนคติที่ดี : การมีทัศนคติเชิงบวกในการทำงาน จะช่วยให้การวางแผนงานเป็นไปได้อย่างราบรื่น ทำให้เกิดขึ้นจริงอย่างมีประสิทธิภาพ มีสภาพจิตใจที่พร้อมจะทำเป้าหมายของตนเองให้สำเร็จลุล่วงตามแผนที่วางเอาไว้ นอกจากนี้การมีทัศนคติที่ดีจะช่วยป้องกันไม่ให้คุณรู้สึกแย่ หมดอารมณ์ในการทำงาน เมื่อเผชิญการวางแผนงานที่ไม่เป็นไปตามความคาดหวัง

           5 : ใส่ใจในทุกขั้นตอนของการวางแผนงาน : สิ่งหนึ่งที่มองข้ามไปไม่ได้คือการเอาใจใส่ในการวางแผน หากให้ความสำคัญในการวางแผนงาน สิ่งนี้จะช่วยส่งเสริมให้ทุกขั้นตอนการทำงานออกมามีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ยากที่จะแผนจะล่มกลางคัน รวมถึงสามารถอธิบายที่ไปที่มาของแต่ละขั้นตอนการทำงานอย่างสมเหตุสมผล

อย่ามองข้ามความช่วยเหลือจากโปรแกรมต่างๆ !

           เมื่อเข้าสู่ยุคนี้ที่ความยืดหยุ่นทางการทำงานเริ่มแพร่หลายไปในทุกวงการมากยิ่งขึ้น ซึ่งสามารถทำมาใช้ในการช่วยเหลือในชีวิตประจำวันได้เป็นอย่างดี โดยการวางแผน ก็เป็นหนึ่งในนั้น ที่สามารถใช้แอปพลิเคชั่นหรือโปรแกรมต่างๆ มาใช้ในการทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา ด้วยเหตุนี้เมื่อเทคโนโลยีที่เข้ามา เริ่มมีบทบาทสำคัญ องค์กรจึงต้องปรับตัวให้ทันสมัยและสนองตอบต่อรูปแบบการทำงานมากยิ่งขึ้น

           โดยปัจจุบันมีโปรแกรมการวางแผนให้เลือกใช้งานได้เป็นจำนวนมาก การเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมกับการทำงานของเราจึงเป็นสิ่งสำคัญ ทั้งนี้ผู้เขียนขอนำ 2 โปรแกรมสำหรับการวางแผนงานมานำเสนอให้กับผู้อ่าน ที่องค์กรต่างๆ นิยมใช้งาน สำหรับการตัดสินใจเลือกใช้ให้ตรงกับความต้องการของแต่ละท่าน

           Google Task – To Do list

         โปรแกรมนี้เป็นเครื่องมือจัดการงานและตารางเวลาที่โดดเด่นด้วยกับความสะดวกและใช้งานง่าย มีการผสมผสานกับ Google Workspace ได้เป็นอย่างดี ทำให้ผู้ใช้งานสามารถหยิบมาทำงานร่วมกับ Google Drive, Google Calendar หรือ G-Mail ได้สะดวก

           รวมถึงยังมีอินเตอร์เฟสที่เข้าใจง่ายและเป็นระเบียบ และมีความสามารถในการกำหนดสถานะงาน เช่น กำหนดงานที่ต้องทำในวันนี้ หรืองานที่ต้องทำในอนาคตได้ ทำให้การจัดการมีความสะดวกและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น อีกทั้ง google Task ยังเป็นบริการฟรีที่ใช้งานได้โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใดๆ สามารถเข้าถึงผ่านบัญชี Google ที่มีอยู่แล้วโดยไม่ต้องลงทะเบียนเพื่อใช้งานเพิ่มเติม

           โดยท่านที่ต้องการใช้งาน Google Task สามารถใช้งานได้ทั้งระบบปฏิบัติการ Android และ iOS ครับ [ทดลองได้ที่ลิงก์นี้]

           ClickUp

         เป็นโปรแกรมวางแผนงานที่มีความสามารถหลากหลายในการจัดการงาน โดยมีการออกแบบกลไกทำงานอัตโนมัติที่ง่ายต่อการใช้งาน ซึ่งสามารถแยกแยะงานต่างๆ ได้อย่างเป็นหมวดหมู่และแสดงผลในรูปแผนภูมิได้อย่างชัดเจนและเข้าใจง่าย

           ด้วยกับความยืดหยุ่นในการที่สูง จึงทำให้ ClickUp มีความสามารถในการกำหนดและจัดลำดับความสำคัญของงาน มีฟีเตอร์การแบ่งปันงานกับเพื่อนที่ทำได้ง่าย รวมถึงการติดตามงาน และสิ่งที่ช่วยให้สะดวกต่อผู้ใช้งานได้เป็นอย่างดีคือการเชื่อมโยงเข้ากับแอปพลิเคชันอื่นๆ เช่น Google Drive, DropBox, Trello หรือ Slack ที่มีความจำเป็นต่อการทำงานเป็นทีม

           ทั้งนี้ การใช้งาน ClickUp สามารถใช้งานได้ฟรีทั้งระบบ Android และ iOS แต่แพ็กเกจแบบฟรีจะมีข้อจำกัดด้านฟีเจอร์และพื้นที่เก็บข้อมูล [ทดลองได้ที่ลิงก์นี้]

           จากที่ได้กล่าวไปทั้งหมดในบทความชิ้นนี้ การวางแผนนั้นสามารถกล่าวได้ว่าเป็นทักษะหนึ่งที่มีจำเป็นสำหรับคนทุกหมู่เหล่า ทั้งพนักงานในองค์กร ผู้บริหาร ผู้ประกอบการ หรืออาชีพใดก็ตามแต่ สามารถนำเอาเทคนิคการวางแผนต่างๆ มาประยุกต์ใช้ในชีวิตประจำวันได้กับเป้าหมายที่ตนเองวางไว้ หรืองานที่ตนสังกัดอยู่ได้ เพื่อให้เกิดการทำงานที่น่าพึงพอใจสูงสุด

           คงเป็นไปได้ยากครับ หากคนผู้ใดใครก็ตามที่อยากประสบความสำเร็จในการใช้ชีวิต แต่ขาดซึ่งทักษะการวางแผน และพยายามดำรงอยู่ตามแผนงานนั้นๆ ฉะนั้นแล้ว หากยากผ่านพ้นสิ่งต่างๆ ไปได้ด้วยดี จำต้องเรียนรู้ ปรับตัว และดำเนินการไปตามแผนการที่วางไว้อย่างสุดความสามารถหากแผนงานนั้นเหมาะสมและไม่ต้องเปลี่ยนแปลง หากแต่ถ้าพบเจอแผนที่ดีกว่า ก็เป็นอันสมควรที่จะต้องแก้ปรับปรุงแก้ไขวิธีการทำงานให้ดขึ้นยิ่งกว่าเดิม

           เป็นไปตามที่ เดล คาร์เนกี กล่าวไว้นั่นหละครับ

           “หนึ่งชั่วโมงที่ใช้วางแผน ช่วยให้ประหยัดเวลาลงแรงไปได้อีกสิบชั่วโมง”

Reference

1 : _______. (ม.ป.ป.). การวางแผน. tb_files_45_1.pdf

2 : _______. (ม.ป.ป.). ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับการวางแผน. cf202104211432313126.pdf

3 : มานะ ทำงานด้วยกันออนไลน์. (ม.ป.ป.). เทคนิคการ "วางแผนงาน" อย่างมีประสิทธิภาพ ที่ใช้งานได้จริงในทันที. สำนักพัฒนาและถ่ายทอดเทคโนโลยีการสหกรณ์. สาระน่ารู้ - เทคนิคการ "วางแผนงาน" อย่างมีประสิทธิภาพ ที่ใช้งานได้จริงในทันที

4 : MANAWORK. (12 กันยายน 2567). โปรแกรมวางแผนงาน ตัวช่วยสำคัญในการทำงานยุคใหม่. Blog | MANA มานะ Work from home